Habilidades de redacción

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¿Qué haría Usted?

Los compañeros de trabajo de Cindy eran generalmente cooperadores, pero últimamente no estaban cumpliendo con sus requerimientos. Ella no entendía por qué. Hace dos semanas, cuando le envió al equipo el resumen de la conferencia por e-mail, incluyó una nota donde programaba una reunión de equipo para la mañana del viernes. Sin embargo, cuando llegó el viernes, sólo se presentaron dos personas. Una semana más tarde, Cindy envió nuevamente un correo a todos, esta vez acerca del tema de los informes mensuales. En su mensaje incluyó un comentario mencionando la visita de los ejecutivos a las reuniones de su personal. El grupo actuó sorprendido cuando el vicepresidente de ventas corporativas asistió a la siguiente reunión. ¿Estaban sus compañeros de equipo ignorándola? ¿O simplemente ella no se estaba comunicando bien con ellos?

¿Qué haría Usted?

El e-mail es una innovación reciente, pero para utilizarlo bien, Cindy tendrá que dar un paso atrás y reflexionar sobre los principios básicos de la buena comunicación escrita. Tal vez no se esté conectando con sus compañeros de equipo porque está tratando de transmitir demasiada información en sus mensajes. Como regla general, cada mensaje debería incluir un solo tema. Si un mensaje abarca múltiples temas y es largo, los lectores pueden perderse y no leer todo el mensaje. Cindy debería hacer sus mensajes concisos (por lo general, ser breve es algo que beneficia a todos). Cindy también debería clarificar su propósito, tanto al comienzo del mensaje como en la línea del asunto.

¿Acaso sus comunicaciones escritas obtienen los resultados que usted busca?

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Objetivos del tema

Este tema contiene información relevante sobre cómo:

organizar su documento de acuerdo a las necesidades de sus lectores

emplear una variedad de estrategias para darle impulso a sus labores de redacción

aplicar principios de edición y diseño para acentuar el impacto de su mensaje

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Acerca del mentor

Deborah Dumaine

Dumaine es presidente y fundadora de Better Communications, una empresa de aprendizaje que ofrece talleres de negocios, liderazgo, técnicos, financieros y de redacción de material de ventas, mundialmente reconocidos. Desde 1978, 86.000 alumnos han asistido a los talleres de Better Communications. La señora Dumaine es autora de Write to the Top: Writing for Corporate Success, recientemente revisado y reeditado por Random House y de The Instant-Answer Guide to Business Writing (iUniverse). También ha colaborado en las secciones de redacción de temas de negocios de la World Book Encyclopedia. La señora Dumaine es licenciada y magíster de Smith College. Para más información, consulte su sitio web www.writetothetop.com.

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Aprendizaje

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Entender los conceptos básicos

Clarifique su propósito

Cuando se prepara para redactar un documento de negocios, lo primero que debe preguntarse es: "¿Cuál es la razón para escribir este documento?" La redacción de documentos de negocios apunta a muchos propósitos, como:

Explicar o justificar acciones: "Como todas las ofertas que recibimos de nuestros proveedores actuales son altas, decidimos rechazarlas y buscar otras".

Transmitir información: "La dirección quiere que todos los empleados sepan que las ventas trimestrales del nuevo producto superaron las expectativas".

Influir en el lector: "El equipo de ingeniería puede cumplir en estos plazos".

Entregar buenas o malas noticias: "Desafortunadamente, el incendio del motor que usted reportó se produjo un día después de la expiración de la garantía".

Solicitud de acción: "El equipo de diseño debe completar y entregar las especificaciones de los productos el 1 de mayo."

Mantenga su propósito en mente a medida que comienza a escribir. Muchos escritores, por atender las labores rutinarias de la preparación de un documento, pierden de vista su objetivo. Para ayudarle a mantener el rumbo, anote su propósito inmediatamente al comienzo de su borrador como un recordatorio y refiérase a él a medida que avanza. Cuando termine su borrador, revíselo para asegurarse de que cumple con su propósito inicial.

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Revise el alcance de su proyecto

Revisar el alcance de su proyecto implica determinar la amplitud de su tema y cuán profundamente lo cubrirá. Usted puede darle un alcance amplio o estrecho a su proyecto.

Por ejemplo, supongamos que está redactando un informe sobre las deficiencias en la función de marketing de su empresa. Un informe de alcance amplio puede incluir:

Contribución del marketing a las metas corporativas

Desarrollo histórico del departamento de marketing de la empresa

Los recursos humanos de marketing

Áreas de problemas de desempeño específicos

Posibles soluciones

Un informe de alcance estrecho sobre este tema se enfocaría sólo en una o dos áreas y puede incluir:

Dos áreas de desempeño bajo lo esperado: apoyo de distribuidores y promociones

Soluciones sugeridas

¿Cómo determinar el alcance adecuado para su obra escrita? Déjese guiar por su propósito. En el caso del informe de marketing recién descrito, tal vez opte por un alcance muy amplio si su propósito es proporcionar información a un grupo de trabajo encargado de estudiar el departamento y las posibles soluciones. La audiencia querrá saber lo más posible sobre el departamento. Por otra parte, probablemente emplearía un alcance estrecho si estuviera comunicándole a la dirección los hallazgos obtenidos por el grupo de trabajo. En este caso, su público estaría más interesado en los detalles sobre los problemas que ha identificado y las soluciones recomendadas.

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Adopte un enfoque de "centrado en el lector"

¿Quiere que sus lectores lo entiendan? Compréndalos primero

Idea Clave

Al igual como una empresa no se conecta con sus clientes si no tiene en cuenta las necesidades y actitudes de éstos, usted tampoco se conectará con sus lectores si no los entiende a ellos ni sus deseos y la forma en que prefieren recibir la información.

Pensar, redactar un borrador, organizar y editar desde los puntos de vista de sus lectores mejora la claridad e impulsa la acción. Cuando los lectores comprenden lo que está tratando de transmitirles y cuáles deberían ser sus próximos pasos, el trabajo de ellos se hace más fácil.

¿Por qué es importante tener un enfoque “centrado en el lector”? Piense en esta historia real de una empresa que falló en la tarea de analizar a su audiencia al escribir lo que parecía ser una simple tarjeta postal anunicando un cambio de dirección. El descuido de no ponerse en los zapatos de sus lectores hizo que la compañía olvidara incluir una de las informaciones más importantes: la fecha de la mudanza. Los clientes sabían dónde encontrar a la empresa, pero no cuándo debían usar la nueva dirección.

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Tema relacionado

Habilidades de presentación

Escriba claramente su mensaje clave

La dificultad no debe afectar al lector, sino afectarlo precisamente como usted lo desea.
—Robert Louis Stevenson

Una vez que identifique el propósito de su documento y haya considerado a su audiencia, su siguiente tarea es aislar el mensaje clave que quiere que sus lectores recuerden. Este mensaje debería ser claro y conciso, por lo general sólo una o dos frases.

Por ejemplo: "A fin de cumplir con el plazo de entrega a nuestros clientes, debemos completar el diseño del producto el 1 de mayo."

En muchos casos, su mensaje principal estará escrito al comienzo del documento o cerca de él y el resto del documento será usado para agregar detalles y responder a la pregunta "¿Por qué?" o "¿Cuáles son las implicancias de lo que estoy proponiendo?"

Maneje un tema por documento para optimizar la claridad del mismo. Si usted encuentra que tiene dos mensajes clave no relacionados, redacte dos documentos diferentes.

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Mantenga su mensaje corto y simple

Los lectores ocupados aprecian documentos concisos. De hecho, entre más corto, mejor, si el documento todavía comunica la información requerida. Mantener un documento de tamaño corto asegura que su mensaje clave sobresalga. La economía de palabras también les ahorra a sus lectores un tiempo valioso.

Piense en el siguiente ejemplo:

Como sugerencia de su jefe y con la ayuda de un abogado corporativo, Joan escribió una carta de disculpa a los cinco clientes descontentos que amenazaron con demandar a la compañía.

Como escritor, su desafío es saber cuándo una frase ha llegado a su capacidad de comunicacion óptima. En las oraciones del ejemplo anterior, el conocimiento de la audiencia es una orientación útil. ¿Los lectores deben saber que el jefe de Joan sugirió que escribiera la carta o que fueron utilizados los servicios del abogado de la empresa? ¿Es relevante el hecho de que había cinco clientes descontentos o que amenazaron con demandar? Si estos temas de información no son necesarios, considere eliminarlos.
Su oración entonces diría:

Joan escribió una carta de disculpa a los clientes descontentos.

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Piense en su estrategia de comunicación

Los escritores eficaces saben que incluso un documento bien redactado perderá su impacto si no proviene de la persona correcta, en el momento correcto y en el formato correcto.

Antes de comenzar a escribir, considere de quién debería provenir la comunicación. ¿Debería provenir de usted? ¿De su jefe? ¿Del equipo completo? La elección de seguro marcará una diferencia en el impacto del lector.

También piense en si está escribiendo su documento demasiado pronto o demasiado tarde. Si escribe demasiado pronto, la gente no estará lista para enfocarse en el tema que está planteando. Si espera demasiado, perderá la oportunidad de hacer una sugerencia o prevenir un problema.

Por último, el formato de lo que escriba también afectará su impacto. Tenga en cuenta su propósito, su audiencia y la información que desea transmitir a la hora de elegir un formato.

Por ejemplo, para difundir los resultados de una encuesta de satisfacción del cliente, podría enviar un resumen del informe por e-mail a toda la compañía y proporcionar detalles sobre cómo obtener el informe completo. Usted también podría invitar a la dirección y otras personas clave a una presentación de los resultados del estudio.

Decidir sobre el formato ideal para la comunicación, es algo sobre lo cual se require pensar. Incluso si usted usa un formato escrito, tal vez encuentre que, complementar el documento con la comunicación verbal le ayudará a obtener el mayor impacto.

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Perspectiva Personal

Repita su mensaje en forma simple

Ver También

Hoja de foco®

Entender los conceptos básicos

Piense en su estrategia de comunicación

Repita su mensaje en forma simple

Perspectiva personal

Una de las cosas que un líder tiene que hacer en el mundo de hoy es ser muy sólido en términos de comunicación. Tiene que ser muy, muy eficaz en la comunicación interna y en muchos casos, la comunicación externa. Ésa es una parte importante de su rol y para ello tiene que hacer una serie de cosas: simplificar el mensaje, hacerlo claro y consistente, y una cosa que es realmente difícil de lograr, es reconocer que tiene que repetirlo sin cesar.

Usted no puede suponer que porque lo ha dicho una o dos veces o porque lo ha escrito en un folleto, o enviado un e-mail o está en el documento de estrategia, que la gente, incluso si lo ha leído o escuchado, ha entendido el mensaje o que les haya llegado profundamente. No queda más alternativa que repetir continuamente qué es su estrategia, cuáles son los temas en términos simples y no creer nunca que la gente dirá: "Dios mío, ya he oído esto demasiadas veces".

Lo que la gente encuentra muy difícil de entender, son los continuos cambios en la estrategia y la dirección, a menos que sea necesario. Sí, son capaces de entender que necesitan conocer la dirección general hacia dónde van, en una forma muy simple de modo que puedan apoyarla. Pueden entender que las cosas podrían cambiar en cierto modo, que el viento puede soplar y puede que tenga que cambiar el curso ligeramente; pero usted tiene un objetivo. Tiene un objetivo claro de hacia dónde se dirige y continuamente dice lo que ese objetivo es.

Una de las cosas que me hizo entender esto es que comencé a involucrame con nuestras empresas cuando nos estábamos cambiando de estructuras de asociación bastante complejas a tratar de unir más a nuestra empresa y obtener una estrategia mucho más alineada tanto a nivel de toda Europa como de todo Reino Unido. Uno se da cuenta de que habiendo hecho una presentación sobre los temas, los cuales fueron claros y concisos y parecieron haber sido entendidos, cuando visita una oficina o un país tres semanas después, o un mes más tarde, todo el mundo hace las mismas preguntas que usted ya había contestado anteriormente porque en realidad la información no había sido registrada en relación a lo que usted estaba diciendo. Y tuvo que decirlo una y otra vez.

Como líder, hay una necesidad infinita de simplificar su mensaje, hacerlo claro y consistente y comunicarlo constantemente para que pueda ser adecuadamente comprendido y asimilado por todos.

Sir Michael Rake

Presidente, KPMG International

Sir Michael Rake se unió a KPMG (Peat Marwick) en 1972 y trabajó en Europa, donde dirigió la oficina de auditoría en Bélgica y Luxemburgo desde 1984 hasta 1986, antes de trasladarse a Medio Oriente para dirigir la oficina durante tres años.

Después de trasladarse a Londres en 1989, dos años más tarde se convirtió en miembro del consejo de administración en Reino Unido y ejerció diversos roles de liderazgo antes de ser electo socio senior de la oficina de Reino Unido en 1998; después, se convirtió en presidente internacional en 2002.

Siguió avanzando y llegó a ser presidente de KPMG en Europa y luego presidente de KPMG International y socio senior de KPMG en Reino Unido. Durante su ejercicio, ha supervisado la campaña para asegurar que se haya producido una respuesta legislativa progresiva y pragmática pos-Enron.

Actualmente, es presidente de Business In the Community y miembro del consejo de Prince of Wales International Business Leaders Forum.

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Cómo empezar

Anticipar las preguntas de los lectores

Anote las preguntas que sus lectores puedan tener sobre su tema. Este método le ayuda a asegurarse de que su documento dice a los lectores lo que necesitan saber. También le ayuda a anticiparse a las respuestas que los lectores puedan tener sobre su documento.

Por ejemplo, Gillian tiene que escribir un memo para anunciar reuniones semanales e interdepartamentales con empleados que están colaborando en el lanzamiento de un nuevo producto. Tratando de anticipar las preocupaciones que sus lectores puedan tener, ella genera las siguientes preguntas:

¿Por qué estamos teniendo estas nuevas reuniones?

¿Qué va a estar en la agenda?

¿Qué necesito para prepararme para las reuniones?

Al convertir esas preguntas en declaraciones positivas, Gillian puede crear la lista de puntos que querrá cubrir en su memo.

Por ejemplo: "Para la primera reunión, por favor, venga preparado con los planes de trabajo de su unidad".

Al usar este método, tenga en cuenta su conocimiento de los intereses e inquietudes de la audiencia. Si usted no está familiarizado(a) con su audiencia, consiga el apoyo de alguien con esa familiaridad para aumentar su lista de preguntas anticipadas.

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Crear un esquema tradicional

Crear un esquema tradicional funciona mejor para aquellos que son capaces de imaginar una estructura lógica para un documento antes de redactarlo. Es especialmente útil si usted es un escritor sin experiencia o si necesita cubrir un tema complejo.

Un esquema tradicional usa letras y números romanos y arábigos para indicar los niveles de información.

Número romano en mayúsculas, punto

Mayúscula, punto

Número arábigo, punto

Letra minúscula, punto

Número arábigo y entre paréntesis

Letra minúscula y entre paréntesis

Número romano en minúscula y entre paréntesis

I.

A.

1.

a.

(1)

(a)

(i)

Para la mayoría de los documentos de negocios, tres niveles de títulos (números romanos, letras mayúsculas y números arábigos) deberían ser suficientes.

Una vez que tenga un esquema, pregúntese:

¿Están todos los temas y subtemas que necesito cubrir en esta lista?

¿Están organizados en una secuencia lógica?

¿Hay un claro principio, medio y final?

Una vez que esté satisfecho con la lógica y el flujo de su esquema, comience a dar contenido a cada línea para crear su documento.

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Usar el esquema de brainstorming

El esquema de brainstorming es una técnica de formato libre para anotar las ideas tan rápido como se le ocurran. La libre asociación fomentada por el esquema de brainstorming ayuda a incrementar su creatividad. Es un método particularmente útil cuando se escribe con un grupo, ya que recoge las ideas de todos al comienzo del proceso. Para crear un esquema de brainstorming:

Dibuje un círculo al centro de una hoja de papel.

Escriba su propósito dentro del círculo. Recuerde, su propósito es la razón por la que está escribiendo el documento. Manténgalo simple: empiece con la palabra "para" e incluya un verbo que denote una acción como "persuadir".

A medida que se le ocurran ideas relacionadas con su tema, dibuje líneas desde el círculo, como rayos de una llanta de bicicleta y escriba cada idea en una línea.

Si una idea inspira a otras ideas relacionadas con ella, dibuje más líneas a partir de esa línea y escriba las ideas sobre ellas.

Si se le ocurre una idea que es totalmente independiente de las ideas que ha escrito hasta ahora, dibuje una nueva línea desde el círculo central.

Continúe generando ideas, dibujando líneas que salen del círculo central y de otras líneas.

Tenga cuidado al definir las categorías de la idea principal que salen del círculo central. Una vez que las haya organizado, esas ideas son los temas que usted deseará cubrir en su documento.

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Probar la redacción libre

Cuando sufra un bloqueo de escritor, también conocido como "síndrome de la pantalla en blanco”, la redacción libre a menudo es la mejor solución. Al igual que el esquema de brainstorming, la redacción libre le permite a su imaginación vagar, lo que facilita la expresión de las grandes ideas, ya sea en papel o en pantalla. La regla más importante para recordar acerca de la libre redacción es que no hay reglas. Para usar el método de redacción libre:

Coloque el lápiz sobre el papel o los dedos en el teclado y deje que su mente deambule.

Anote cualquier cosa que se le venga a la cabeza, aunque no tenga nada que ver con el tema de su documento.

Escriba libremente por lo menos 10 minutos para lograr que las ideas fluyan.

Cuando se quede estancado, escriba eso también. No pare.

No edite su trabajo. Si está trabajando en su computadora, el oscurecimiento de la pantalla puede ayudarle a impedir la edición antes de tiempo.

Cuando haya terminado con la redacción libre, lea lo que ha escrito, destacando los puntos y las ideas importantes. Luego, organice esos puntos en categorías lógicas, tal como lo haría en un esquema tradicional o de brainstorming o en su brainstorming homólogo.

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Actividad

¿Cómo va a empezar a escribir?

Cómo empezar

Probar la redacción libre

Actividad: ¿Cómo va a empezar a escribir?

Necesita redactar un memo proponiendo un cambio a un proceso de negocio clave en su departamento. Se da cuenta de que los empleados tal vez se resistan al cambio y que los ejecutivos quizás no tengan tiempo para capacitar a sus empleados en el uso del nuevo proceso. ¿Qué estrategia le ayudaría mejor para comenzar a redactar este memo?

Anticipar las preguntas de los lectores

Opción correcta.
Centrarse en las preguntas que sus lectores tal vez tengan es un excelente punto de partida en una situación en la que usted anticipa que los lectores tendrán inquitudes respecto de su propuesta.

Crear un esquema tradicional

No es la mejor opción. Crear un esquema tradicional sería una mejor estrategia para comenzar si usted necesita cubrir un tema complejo o si tuviera poca experiencia en materia de redacción. El desafío de redacción al cual se enfrenta en este caso –presentar una idea a la cual sus lectores tal vez se resistan– require una estrategia distinta para comenzar.

Usar el esquema de brainstorming

No es la mejor opción. Usar un esquema de brainstorming sería una mejor estrategia para comenzar si estuviera escribiendo en grupo y quisiera inspirar creatividad. El desafío de redacción al cual se enfrenta en este caso –presentar una idea a la cual sus lectores tal vez se resistan– require una estrategia distinta para comenzar.

Probar la redacción libre

No es la mejor opción La redacción libre sería una mejor estrategia para comenzar si tuviera un bloqueo de escritor. El desafío de redacción al cual se enfrenta en este caso –presentar una idea a la cual sus lectores tal vez se resistan– require una estrategia distinta para comenzar.

Como parte del proceso de evaluación de desempeño en su empresa, el supervisor de Noor, le ha pedido que redacte unos cuantos párrafos describiendo sus fortalezas y debilidades. Cada vez que se sienta frente a su teclado para empezar a escribir no tiene idea de qué teclear. ¿Cuál estrategia para comenzar sería la mejor para ella?

Anticipar las preguntas de los lectores

No es la mejor opción. Anticiparse a las preguntas de los lectores sería una mejor estrategia para comenzar si Noor estuviera planificando presentar una idea sobre la cual sus lectores pudieran tener serias inquietudes. El desafío de redacción que está enfrentando – no saber qué tipear – requiere una estrategia distinta para comenzar.

Crear un esquema tradicional

No es la mejor opción. Hacer un esquema tradicional sería una mejor estrategia para comenzar si Noor necesitara cubrir un tema complejo. Noor necesita una estrategia para comenzar que le permita que sus ideas fluyan libremente.

Usar el esquema de brainstorming

No es la mejor opción. Usar un esquema de brainstorming sería de mayor utilidad si Noor estuviera escribiendo en grupo y quisiera estimular la creatividad. Ella necesita una estrategia distinta para comenzar que le permita que sus ideas fluyan.

Probar la redacción libre

Opción correcta. La redacción libre es una excelente forma de romper el bloqueo del escritor.

A Nasser se le ha pedido que escriba un plan para anticipar y lidiar con una serie de crisis potenciales en su organización. Tiene poca experiencia con este tipo de redacción. Si bien sabe qué tipo de información desea incluir en el plan, no está seguro por dónde empezar. ¿Cuál es la mejor estrategia para comenzar para Nasser?

Anticipar las preguntas de los lectores

No es la mejor opción. Anticiparse a las preguntas de los lectores sería más apropiado si Nasser estuviera proponiendo una idea sobre la cual sus lectores pudieran tener serias inquietudes. Él necesita una estrategia distinta para comenzar para el plan de manejo de crisis en que está trabajando.

Crear un esquema tradicional

Opción correcta. Un esquema tradicional sería especialmente útil porque Nasser está cubriendo un tema complejo y tiene poca experiencia con este tipo de redacción.

Usar el esquema de brainstorming

No es la mejor opción. Usar un esquema de brainstorming sería más apropiado si Nasser estuviera escribiendo en grupo. Para empezar el borrador del plan de manejo de crisis necesitará una estrategia distinta para comenzar.

Probar la redacción libre

No es la mejor opción. La redacción libre sería una mejor estrategia si Nasser no tuviera idea alguna de qué información quisiera incluir en el plan. En este caso, necesitará una estrategia distinta para comenzar.

Sharon es parte de un pequeño comité que está haciendo un borrador de recomendaciones para la capacitación de nuevos empleados. El comité ha recopilado información y está listo para comenzar a escribir. ¿Qué estrategia para comenzar debería sugerir Sharon?

Anticipar las preguntas de los lectores

No es la mejor opción. Dado que Sharon no espera serias objeciones a las recomendaciones de capacitación, anticiparse a las preguntas de los lectores no sería la estrategia de mayor utilidad. En su caso, necesita una estrategia distinta para comenzar.

Crear un esquema tradicional

No es la mejor opción. Un esquema tradicional sería de mayor utilidad si Sharon estuviera tratando de cubrir un tema complejo. En su caso, va a necesitar una estrategia distinta para comenzar.

Usar el esquema de brainstorming

Opción correcta. El esquema de brainstorming es la major estrategia para comenzar que se debe usar cuando se está escribiendo en grupo.

Probar la redacción libre

No es la mejor opción. La redacción libre sería de mayor utilidad si Sharon estuviera experimentando un bloqueo de escritor. Para empezar a escribir las recomendaciones de la capacitación, ella y su comité probablemente deseen usar una estrategia distinta.

Los diferentes desafíos en materia de redacción requieren diferentes estrategias para su comienzo. Practique calzando la estrategia correcta con el desafío correcto.

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La organización de su material

Elija un método de organización

Reflexione sobre la mejor manera de organizar sus ideas con esmero y claridad, como una lista con viñetas.

Al escoger el método de organización más apropiado, usted puede hacer que su mensaje sea más claro para el lector. Éstos son algunos de los métodos más comunes de organización y los tipos de material escrito para los cuales pueden ser apropiados.

Si usted está escribiendo:

Considere el uso de este método de organización:

Cómo:

Cualquier tipo de documento interno destinado a lectores particularmente ocupados

Orden de importancia

Poniendo la información más importante al principio de su documento

Un documento que cubre una serie de eventos

Cronológico

Enumerando los eventos en el orden en que se produjeron

Instrucciones o manuales de usuario

Proceso y procedimiento

Describiendo quién hace qué y cuándo

Informes de viajes, descripción de la maquinaria e informes de investigación

Distribución de espacios

Describiendo un aspecto de su tema a la vez

Los estudios de viabilidad, resultados de la investigación e informes de planificación

Comparación y contraste

Evaluando las ventajas y desventajas de dos posibilidades

Órdenes de trabajo, materiales de capacitación y cartas de servicio al cliente

Específico-a-general o general-a-específico

Empezando con un concepto específico o general con el que sus lectores ya están familiarizados y luego pasar a un concepto específico o general que es nuevo para ellos

Informes técnicos, informes anuales y análisis financieros

Analítico

Formulando una hipótesis y probándola a través de la elaboración de preguntas

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Orden de importancia

Los escritores suelen usar un enfoque de "conclusión al comienzo" para muchos documentos internos. Cuando usted pone la información más crítica al principio de un documento, está ayudando a los lectores muy ocupados para que vean rápidamente su mensaje más importante.

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Ver También

Consejos para usar el método de orden de importancia

Cronológico

El método cronológico del desarrollo describe un tema por medio de la enumeración de acontecimientos en el orden en que se produjeron. Es útil para contenidos que incluyen información como la historia del desarrollo de un producto.
Al usar este método se debe:

Adherir a los hechos principales y consecuentes.

Usar el diseño visual para resaltar la información importante, como su mensaje clave, el cual puede perderse en este método de desarrollo.

Evitar el comienzo de cada oración con una fecha, si hay más de cinco fechas.

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Proceso y procedimiento

Los métodos de proceso y de procedimiento son útiles para las instrucciones y manuales de usuario.

Un proceso describe, por etapas, en términos generales, quién hace qué y lo que pasa (o pasará). Dado que estas etapas se producen independientemente del lector, use la tercera persona para describirlas.

Por ejemplo: "Una factura va primero al departamento que incurrió en el gasto para su aprobación, luego se mueve a contabilidad para su pago".

Un procedimiento proporciona medidas que el lector realmente puede realizar en el orden necesario para lograr el objetivo. Puesto que un procedimiento es un conjunto de pasos establecidos, preséntelo en la misma forma en que presentaría una receta o las instrucciones para la instalación de un software. Use la segunda persona al describir los pasos y comience cada paso con un verbo que denote una acción.

Por ejemplo: "Imprima la fecha en la factura", o "Quédese con la copia rosada para los archivos de su departamento".

Cuando se usa cualquiera de estos métodos se debe:

Ubicar los procedimientos formales en una tabla y enumerar cada paso.

Presentar las etapas o pasos de un proceso o procedimiento en el orden preciso en que se producen.

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Distribución de espacios

Este método de distribución de espacios es útil para informes de viaje, descripcion de la maquinaria e informes de investigación de ventas. Piense en ello como un mapa de dos o tres dimensiones que ayuda a sus lectores a comprender su mensaje llevándolos en un viaje a través de su tema.

Por ejemplo, para explicar el plan del territorio de ventas de una empresa, primero podría describir las oportunidades en Los Angeles, luego los nuevos clientes en Newark y finalmente, los prospectos del gobierno en Washington, D.C.

Al usar este método se debe:

Crear un orden coherente y concreto que sea fácil de seguir, como de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo o del exterior al interior.

Usar el detalle para crear una imagen visual para sus lectores a medida que los traslada de un espacio a otro.

Hacer un esfuerzo consciente para comprometer a sus lectores al variar las oraciones y sustituyendo frases muy repetidas por otras nuevas.

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Comparación y contraste

El método de comparación y contraste demuestra cómo los conceptos son similares o diferentes. Funciona bien para estudios de viabilidad, resultados de la investigación e informes de planificación. Es especialmente eficaz cuando se desea evaluar las ventajas y desventajas de dos posibilidades.

Por ejemplo, para hacer una recomendación para la ubicación de una nueva oficina en el centro de la ciudad, después de haber estudiado dos posibilidades, usted podría presentar sus hallazgos en esta secuencia:

Ventajas—sitio A y sitio B

Desventajas—sitio A y sitio B

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Ver También

Consejos para usar el método de comparación y contraste

Específico-a-general o general-a-específico

El método específico-a-general o general-a-específico es útil para órdenes de trabajo, materiales de capacitación y cartas de servicio al cliente. La pregunta clave que debe plantearse a sí mismo al usar cualquiera de estos enfoques es: "¿Cuánto es lo que mi lector ya sabe?" Una vez que haya respondido a la pregunta, comience el documento con la información con la cual está familiarizado el lector.

Por ejemplo, al anunciar el requerimiento de que todos los jefes de departamento deben revisar sus presupuestos mensuales, use un método que va de lo específico a lo general para desarrollar el memo que enviará al departamento de contabilidad. Dado que el departamento de contabilidad inició el requerimiento, estructure su comunicación exponiendo nuevamente y en primer lugar los detalles de las revisiones que ellos solicitaron y luego aborde el efecto de dichas revisiones a nivel de empresa, en un sentido más amplio. Para todos los demás departamentos, elabore memos individuales que se muevan desde una descripción de alto nivel del requerimiento hacia los cambios específicos que cada grupo debe implementar para proporcionar un presupuesto revisado. Asegúrese de explicar los términos clave que puedan ser desconocidos durante dicho proceso.

Al usar este método se debe:

Determinar cuánto ya sabe su lector sobre el tema.

Comenzar su documento con la información con la cual está familiarizado el lector.

Pasar de lo específico a lo general para los lectores que ya están familiarizados con su tema.

Pasar de lo general a lo específico para los lectores no familiarizados con su tema.

Ubicar su mensaje clave al principio cada vez que sea posible.

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Analítico

Para usar el método analítico, comience por la formulación de una hipótesis y luego pruebe rigurosamente su veracidad a través de un proceso de cuestionamiento. Este método es útil para informes técnicos, informes anuales y análisis financieros.

Al utilizar este método se debe:

Asegurar de incluir todos los aspectos de su hipótesis para evitar ser desacreditado o, peor aún, de tomar una mala decisión de negocios.

Analizar los datos para encontrar similitudes, diferencias, vínculos lógicos, implicancias y acciones sugeridas.

Simplificar el lenguaje técnico para el lector no técnico, sobre todo cuando se redacta un informe de la empresa destinado al público en general.

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Actividad

Organice esto

La organización de su material

Analítico

Actividad: Organice esto

Elizabeth tiene que escribir una queja formal haciéndole seguimiento a una serie de conversaciones y acciones. ¿Cuál es el método que debería usar para organizar este documento?

Analítico

No es la mejor opción
El método de organización analítico sería más apropiado si Elizabeth estuviera redactando un informe técnico, un informe anual o un análisis financiero.

Cronológico

Opción correcta. La queja formal de Elizabeth va a hacerle seguimiento a una serie de acontecimientos que se produjeron en una secuencia particular, de modo que debería ser organizado en orden cronológico.

Proceso y procedimiento

No es la mejor opción. El método de organización de proceso y procedimiento sería mejor si Elizabeth estuviera redactando instrucciones o un manual de usuario.

Miles debe preparar una carta explicando cómo usar un nuevo servicio. Esta carta será entregada a todos los clientes activos de su empresa. ¿Cuál es el método que debería usar para organizar la carta?

Distribución de espacios

No es la mejor opción. El método de organización de distribución de espacios sería una mejor opción si Miles estuviera redactando un informe de viaje, la descripción de un equipo o un informe de investigación.

Comparación y contraste

No es la mejor opción. El método de organización de comparación y contraste tendría más sentido si Miles estuviera redactando un estudio de viabilidad, los resultados de una investigación o un informe de planificación.

Específico-a-general o general-a-específico

Opción correcta. Miles puede usar el método general-a-específico para presentar a sus lectores una visión amplia del nuevo servicio y para proporcionar las instrucciones para usar el servicio.

A Yasmin se le ha pedido que redacte un informe sobre el estudio reciente de su grupo para el equipo ejecutivo. ¿Cuál método debería usar para organizar este documento?

Orden de importancia

Opción correcta. Los lectores de Yasmin son ejecutivos ocupados. El método de organización de orden de importancia les permitiría leer la información más crucial al principio del informe.

Cronológico

No es la mejor opción. El método de organizacón cronológica sería una elección más apropiada si Yasmin estuviera redactando un documento de seguimiento de una serie de eventos

Proceso y procedimiento

No es la mejor opción. El método de organización de proceso y procedimiento sería la mejor opción si Yasmin estuviera redactando instrucciones o un manual de usuario.

Por cada proyecto de redacción que asuma, tendrá que escoger el método de organización más apropiado.

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Ver También

Guía para la organización de los documentos

Escribir el primer borrador

Elabore un borrador

¿Escribiendo un primer borrador? Apague su editor interno.

Idea clave

Cuando usted se sienta a redactar su primer borrador, recuerde: ¡Es más importante tener algo escrito que tener todos los detalles de forma correcta! El primer borrador puede estar mal hecho en cuanto a la estructura de oraciones, la ortografía, la gramática y la puntuacion. Es sólo para usted.

Hacer un borrador tiene dos ventajas. En primer lugar, su mente se enfoca en las ideas clave que deseará incluir en su documento. Segundo, como usted sólo habrá hecho una pequeña inversión en un borrador, es probable que se sienta más cómodo cambiando el orden de su material o incluso deshaciéndose de él por completo.

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Comenience por donde se sienta más cómodo

Escribir con sencillez es tan difícil como escribir bien
—W. Somerset Maugham

No hay ninguna regla que diga que usted deba comenzar desde el principio. Mantenga su esquema o plan en frente y úselo para decidir dónde se siente más cómodo para empezar a escribir. La mayoría de los escritores experimentados guarda el material de introducción hasta el final, ya que a menudo es más fácil componer un párrafo de apertura para captar la atención una vez que se sabe cuáles son sus conclusiones.

Por ejemplo, escoja un título y redacte un párrafo referente al mismo. Cuando lo haya terminado, elija el siguiente ítem con el cual se sienta cómodo escribiendo y así sucesivamente. Deténgase periódicamente para comparar su borrador con su plan.

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Escriba en "categorías"

La tarea de escribir una carta importante puede parecer algo difícil cuando no se tiene un método para dividirla en partes manejables. Es muy probable que su redacción mejore si la mira como una serie de tareas más pequeñas. La tabla muestra las categorías que aparecen frecuentemente en diversos tipos de documentos.

Cartas de negocios, memos, e-mail

Propuestas formales

Anuncio de un cambio

Información de antecedentes

Plan de implementación

Plazo

Explicación de un proceso

Resultados

Conclusiones

Recomendaciones

Observaciones

Acciones propuestas

Solicitud de acción

Evaluación

Portada

Contenido

Resumen ejecutivo

Introducción

Declaración de las necesidades del cliente

Procedimientos propuestos (o plan técnico)

Beneficios del plan

Impacto del plan

Implementación del plan

Cualidades

Análisis de costo (o de su inversión)

Declaración de acuerdo

Apéndice

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Consideraciones especiales para un documento técnico

Al escribir un documento técnico para una audiencia no técnica, dedique más tiempo al análisis de su audiencia. Asegúrese de que puede responder con precisión a la pregunta: "¿Cuánto es lo que la audiencia ya entiende sobre este tema?"

Un método que ha demostrado ser útil para muchos escritores es el uso de dos columnas. En una columna, escriba la información para un lector técnico. En la otra, simplifique y condense la información para el lector no técnico.

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Estructuración de los párrafos

Enfoque sus párrafos

Los párrafos son los componentes esenciales de cualquier documento. Revelan el hilo de sus ideas en lo que ha escrito, ayudando así a los lectores a entender su mensaje. Un párrafo eficaz tiene las siguientes características:

Se enfoca en una idea o tema. Es decir, se presenta un tema (a menudo en la primera oración), y luego el resto de las oraciones del párrafo se relacionan con ese tema.

Su extensión es de más o menos 6 líneas de texto.

Contiene oraciones que varían en extensión y estructura.

Se relaciona con el propósito de su obra escrita.

Por ejemplo, aquí hay un párrafo de un informe sobre el uso de coaching ejecutivo en las organizaciones. Nótese cómo el párrafo exhibe todas las características enumeradas anteriormente.

Muchas empresas usan el coaching para mejorar el desempeño de los ejecutivos. Según una encuesta reciente, hasta 40% -50% de la empresas Fortune 500, ofrecen coaching a sus ejecutivos a través de programas internos o a través de servicios brindados por coaches externos. La popularidad del coaching también está aumentando rápidamente. En una encuesta realizada a profesionales de recursos humanos de 200 empresas de Norteamérica y Europa, 57% de los encuestados indicó que el uso del coaching ha incrementado en su organización respecto al año anterior.

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Crear transiciones fluidas

He reescrito – a menudo varias veces – cada palabra que he escrito. Mis lápices duran más que sus gomas de borrar.
—Vladimir Nabokov

A medida que construye sus párrafos, piense en cómo cada uno encaja en el resto del documento. Las transiciones fluidas entre párrafos y entre oraciones dentro de los párrafos, pueden ayudar a los lectores a ver la vinculación entre sus ideas y el desarrollo de su argumento.
Observe los siguientes párrafos. La oración de transición se muestra en itálica:

Los partidarios de incrementar el número de asientos del restaurante no han proporcionado estimación alguna de los costos operativos y de construcción y de los impuestos. Sin esas estimaciones, cualquier intento para evaluar su propuesta será una pérdida de tiempo.

Incluso si los costes de construcción fueran razonables y manejables para la operación, aún estaríamos frente a un alto nivel de incertidumbre sobre cuales serían los ingresos. Nadie sabe cómo una duplicación de los asientos afectará a los ingresos anuales. ¿Es razonable suponer que los ingresos se duplicarán o un aumento de 75% es una cifra más probable?

Cada uno de los párrafos anteriores se enfoca en un tema diferente: el costo de ampliar un restaurante existente (en el primer párrafo) y cómo los ingresos podrían crecer si se hiciera tal expansión (segundo párrafo). La oración de transición ofrece a los lectores un camino fluido hacia los dos temas.

Entre las oraciones de un párrafo, las palabras o frases pueden proporcionar más transiciones suaves. Vea el siguiente ejemplo de una transición (en itálica) entre dos oraciones dentro de un párrafo:

Nuestros administradores de los inventarios han mantenido un férreo control de las existencias o bienes terminados. En consecuencia, los requerimientos de capital operativo han tenido una disminición de ocho por ciento.

En este caso, el término, en consecuencia, establece una relación causal entre las dos oraciones. Otras frases de transición que pueden ser útiles, son: como resultado, además, del mismo modo, mientras tanto, por ejemplo, por último, por otra parte, más aún y sin embargo.

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Actividad

Evaluación de los párrafos

Estructuración de los párrafos

Crear transiciones fluidas

Actividad: Evaluación de los párrafos

Lea el siguiente párrafo y revise sus fortalezas y debilidades:

(1) Las empresas que realizan investigaciones de mercado tienen una ventaja inherente. (2) Ellas tienen una visión de futuro. (3) Estas empresas tienen suficiente información disponible para decidir a qué sector(es) del mercado dirigirse con los productos. (4) Ellas pueden lanzar líneas de productos, innovaciones y campañas de marketing de acuerdo a eso. (5) Su éxito se mide por la frecuencia con la que se publiquen sus hallazgos. (6) Otros factores cruciales para el éxito incluyen la solidez de su estrategia y la agilidad con la que manejan los obstáculos imprevistos.

¿Cuál es una de las fortalezas del párrafo anterior?

Las oraciones tienen diversas estructuras

No es la mejor opción. Todas las oraciones del párrafo comienzan con un sujeto, seguido de un verbo. Este párrafo sería más interesante de leer si sus oraciones se iniciaran de diferentes maneras; por ejemplo, con una frase preposicional (como "En condiciones de competencia difíciles, las empresas que realizan investigaciones de mercado tienen una ventaja inherente").

Todas las oraciones apoyan el tema del párrafo.

No es la mejor opción. Éste es el error más grave del párrafo. La oración 1 sugiere que el tema del párrafo es sobre las ventajas de la investigación de mercado. Pero las oraciones 2, 5 y 6 no se relacionan con ese tema. Como resultado, el párrafo no transmite un mensaje coherente.

No es demasiado largo.

Opción correcta. La extensión del párrafo sería razonable para los lectores.

Hay lenguaje de transición.

No es la mejor opción. Este párrafo no contiene un lenguaje que facilite la transición de una oración a otra, como ocurriría con: "Las empresas que realizan investigaciones de mercado tienen una ventaja inherente. Al apalancar dicha investigación pueden lanzar líneas de productos, innovaciones ... ". Sin un lenguaje de transición, el párrafo parece inconexo.

Lea el siguiente párrafo y revise sus fortalezas y debilidades:

(1) Las simulaciones online tienen un enorme potencial para la capacitación corporativa. (2) Mientras los alumnos en los entornos tradicionales de capacitación intentan absorber hechos escritos o hablados, los participantes en las simulaciones internalizan los conocimientos mediante la aplicación de nuevas destrezas en un entorno libre de riesgos. (3) Además, las experiencias divertidas, atractivas e incluso transformativas que crean las simulaciones para los estudiantes, se convierten en un aumento dramático en la motivación y en las tasas de retención para la organización. (4) En consecuencia, las simulaciones proporcionan un alto retorno de la inversión en capacitación.

¿Cuál es una de las ventajas del párrafo anterior?

Cada oración introduce un tema nuevo.

No es la mejor opción. En realidad, este párrafo es eficaz porque todas sus oraciones se relacionan con el tema expresado en la primera oración.

El párrafo contiene lenguaje de transición.

Opción correcta. Las palabras Además (oración 3) y En consecuencia (oración 4) ayudan a mostrar los vínculos entre las ideas del escritor y ayuda a los lectores en la transición de una oración a la siguiente.

El párrafo muestra una estrutura y extensión de oraciones uniforme.

No es la mejor opción. Las oraciones muestran variedad en su estructura y extensión, lo que hace que el párrafo sea más interesante de leer.

¿Están estos párrafos enfocados y son fáciles de leer?

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Edición del contenido

Mantenga el foco de su mensaje

¿Su borrador transmite la información que sus lectores necesitan para tomar medidas?

Idea Clave

Después de redactar su primer borrador, revíselo para ver si ha expuesto todas las ideas clave en forma lógica, enfocada y clara. Pregúntese si ha expuesto su mensaje clave con claridad. ¿Ha incluido toda la información que los lectores necesitarán entender para saber lo que tienen qué hacer? ¿Es esa información precisa?

Si está anunciando un plazo o llamando a los lectores a la acción, use descripciones claras para que los lectores, de un vistazo, sepan qué se espera de ellos. Por último, compruebe si ha creado transiciones fluidas entre las partes de su argumento.

Si ve que el documento muestra deficiencias en cualquiera de estas áreas, edite lo que ha escrito para abordar estos defectos.

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Ordene estratégicamente su mensaje clave

Otro elemento a observar en su borrador es la ubicación de su mensaje clave. ¿Cuál es esa única cosa que usted quiere que su lector recuerde? En la mayoría de los casos, usted quiere ubicar esta información en la parte superior de su documento. Cuando el mensaje clave está enterrado, es probable que el lector lo lea por encima.

Si usted ha determinado que su lector probablemente será poco receptivo a sus ideas, ubique su mensaje clave estratégicamente, donde tendrá la mejor oportunidad de ser leído y considerado. Usted puede encontrar que tiene más sentido crear un contexto para su mensaje clave antes de presentarlo.

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Responda a la pregunta de sus lectores: "¿Por qué?"

Su documento debería expresar no sólo su mensaje clave, sino que también debería explicarle al lector por qué es importante.

Por ejemplo, si su mensaje clave es que necesita más tiempo para completar el trabajo en un proyecto, entonces, no se detenga después de que haya explicado su necesidad. Responda la pregunta de "¿Por qué?" al incluir lo siguiente:

Qué pasará si usted no recibe el tiempo extra

A quién le afectará la extensión

Cómo una extención impactará a otros proyectos en los cuales está trabajando

Cómo su(s) lector(es) se verá(n) afectado(s)

Al redactar su documento, asegúrese de incluir una clara declaración del impacto de su mensaje clave en términos relevantes para su audiencia.

Por ejemplo, en lugar de simplemente declarar: "La opción A es mejor que la opción B", escriba: "La opción A es mejor que la opción B porque nos ahorrará 30% de nuestros gastos generales anuales."

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Perspectiva Personal

Comunique su estrategia

Edición del contenido

Responda a la pregunta de sus lectores: "¿Por qué?"

Comunique su estrategia

Perspectiva personal

Si puede articular su estrategia en el minuto que dura el viaje en ascensor o es capaz de ponerla en una sola hoja de papel –y además sin un montón de comas o punto y comas para describirla– entonces, usted tiene una estrategia que puede ser ejecutada y con la que se puede trabajar.

Y asegúrese de no usar palabras de moda en esa estrategia –especialmente en nuestro sector– y no use términos propios de la jerga técnica, de esos que nos encantan a todos. Hágalo muy simple, comprensible y, sea tan escueto como le sea posible, así su equipo podrá trabajar en ella.

Tomemos el ejemplo de la estrategia de Orange. Es un documento muy grande que generamos después de mucho, mucho trabajo detallado. Está muy centrado en el cliente, como debe ser, pero no es un documento que pueda ser entendido por 33.000 empleados de Orange. Pero necesito que la ayuda, la participación, la ejecución, el esfuerzo y la energía de todos y cada uno de los empleados se enfoque en dicha estrategia, así que lo primero que hicimos (y lo estamos haciendo ahora) es hacerlo muy comprensible y diciendo: "Éstos son los parámetros dentro de Orange, de lo que nuestra estrategia se trata, lo que nosotros esperamos que ellos hagan día tras día”. Cada uno de ellos tiene un rol diferente que jugar en la transmisión de esa estrategia. Pero es imperativo que tomemos la esencia de ese documento y la pongamos en una sola hoja de papel, de una forma muy comprensible y sencilla, de modo tal que cada uno de nuestros empleados pueda entender y pueda mirar el rol que podría o debería jugar en la ejecución y transmisión de esa estrategia. A menos que usted muestre la claridad de sus metas, entonces no puede esperar que la ejecución sea de primera.

La mejor manera de obtener resultados es tener una estrategia comprensible, sencilla y ejecutable que sea entendible por todos.

Sanjiv Ahuja
Director ejecutivo de Orange Group

Sanjiv Ahuja se tituló de ingeniero eléctrico en Delhi University, India y obtuvo un máster en ciencias de la computación en Columbia University en Nueva York.

Comenzó su carrera en IBM en 1979 como ingeniero de software y permaneció allí durante 15 años, en diversos roles ejecutivos, donde el más alto incluía la responsabilidad de dirigir el ingreso de IBM a la industria de software de telecomunicaciones.

Pasó a ser presidente de Telcordia Technologies (anteriormente Bellcore), el proveedor de sistemas de apoyo de operaciones, software de red y servicios de consultoría e ingeniería para la industria de las telecomunicaciones más grande del mundo. Luego, se convirtió en CEO de Comstellar Technologies, empresa de tecnología con sede en California.

En abril de 2003, Sanjiv Ahuja se unió a Orange como director de operaciones, llegando a ser el CEO del grupo en marzo de 2004. Es miembro del Group Management Committee de France Telecom.

Sanjiv Ahuja también fue nombrado como consejero externo de Cadbury Schweppes en mayo de 2006.

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Editar para tener estilo

Déle cierto formato a su borrador para que tenga un impacto visual

Una redacción clara, precisa y consistente, por sí sola no es suficiente. Para un lector es necesario poder encontrar, con un solo vistazo a su documento, las ideas clave sin tener que buscar a través de un montón de prosa densa. Un documento tiene impacto visual cuando es fácil de leer y los puntos clave saltan a la vista.

Tómese el tiempo para crear una estructura visual que atraiga a su audiencia. El uso de mejoras visuales puede hacer que un mensaje se destaque de otros cientos que regularmente bombardean a los lectores. Pero tenga cuidado cuando utilice el e-mail o cualquier otro documento electrónico, pues es posible que el lector no tenga la capacidad de formateo o los programas necesarios para abrir el documento en el formato en el que usted lo compuso, e incluso, que ni siquiera lo pueda abrir.
Los siguientes son ejemplos de mejoras visuales:

Encabezados que destacan sus puntos más importantes

Oraciones que no tienen más de 20 palabras

Párrafos cortos y grupos de oraciones de 5 a 6 líneas como máximo

Espacios en blanco adecuados

Letras en negrita e itálica que destacan la información importante

Viñetas o números para listas, incluso entre las mismas oraciones

Tablas para organizar la información por grupos

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Ajuste su tono de acuerdo a su audiencia

¿Agradará el tono de su documento a sus lectores o los ofenderá?

Idea clave

El tono de su redacción debe ser apropiado para sus lectores.

Por ejemplo, un tono informal, casual o en broma puede ser aceptable para un colega que usted conoce bien, pero puede no ser apropiado para un cliente o un supervisor.

Un tono nervioso o de provocación puede funcionar bien en un artículo de opinión escrito para el boletín interno de la empresa, pero puede no ser adecuado para el informe anual de la compañía.

El tono deriva de las palabras y la estructura de las oraciones que usted usa. Cuando redacte en un tono formal y profesional, use la tercera persona y exprese todas las ideas en oraciones completas. He aquí un ejemplo:

Muchas empresas usan coaching para mejorar el desempeño de los ejecutivos.

Cuando se usa apropiadamente, un tono informal y de broma puede fomentar la comunicación con sus lectores. Para lograr este tono, puede usar oraciones incompletas, contracciones y la segunda persona. He aquí un ejemplo:

¿Estás contando con el coaching para maximizar el desempeño de tus líderes más destacados? Si es así, no estás solo.

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Verifique la concisión

No hay talento más valioso que el de no usar dos palabras cuando basta una.
—Thomas Jefferson

Muchos escritores usan palabras, frases u oraciones largas y complicadas creyendo erróneamente que éstas le harán sonar más inteligentes o informados. Pero la claridad y sencillez –no el lenguaje rimbombante– le ayudarán de mejor manera a lograr su objetivo.

Por ejemplo, en lugar de escribir:

“Vamos a convocar una reunión de planificación previa, breve en duración, para juntos consolidar el trabajo asignado al comité de Nancy, antes de que el grupo siga adelante”.

Escriba:

“Nos reuniremos brevemente para consolidar el trabajo del comité de Nancy antes de que el grupo continúe”.

A medida que edite su primer borrador para lograr concisión, hágase estas preguntas:

¿He limitado mis párrafos a 6 líneas?

¿Enfoqué cada uno de mis párrafos en una sola idea?

¿He mantenido mis oraciones dentro de 15-20 palabras?

¿Eliminé palabras innecesarias?

Si su respuesta es "No" a cualquiera de estas preguntas, edítelo para hacer que su borrador sea conciso.

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Perspectiva Personal

No exagere con los detalles

Editar para tener estilo

Verifique la concisión

No exagere con los detalles

Perspectiva personal

Cuando recién trabajaba en el área de finanzas en la empresa de electrónica donde yo era el contralor, nos sentíamos orgullosos de tener una gran cantidad de informes y una cantidad excesiva de información. En ese momento, parecía muy valioso. Recuerdo haber trabajado excesivamente durante largas horas produciendo dicho material. Ahora, cuando miro hacia atrás, la razón de todo esto es algo que no entiendo.

Una de las principales lecciones que aprendí es que los detalles no van a salvar una empresa si está en problemas porque usted tiene la estrategia de producto equivocada o un mix de marketing erróneo. Generamos estadísticas, números y el análisis para las personas y, francamente, no era posible leerlos. Nadie podía leer estas cosas y digerirlas. Estábamos tan inmersos en los detalles que, fue ésta la razón clave por la que, cuando el mercado se fue por un lado, el negocio se fue por otro. Fue sólo después cuando miré hacia atrás que me dije: "Este no es el camino para seguir adelante. Esta no es la forma de dirigir un negocio".

Para mí, una de las lecciones clave que he tratado de implementar con mi gente para ir hacia delante en negocios posteriores es: no exagerar con los detalles. Manténgalo simple y gestione sus negocios con algunos de los indicadores clave del desempeño.

Un ejemplo reciente fue cuando tuvimos una presentación de una de nuestras filiales. Ellos habían elaborado, creo, 200 o más gráficos para justificar el llevar a cabo una reorganización empresarial relativamente simple. Se permitieron tomarse cerca de una hora para esto y cuando se cumplió, se convirtió en un caso de: "¿Qué quieren?" "Queremos hacer XYZ". "De acuerdo. ¿Tienen tres o cuatro gráficos clave?" "Sí". "Bien, muéstrenos esos". Boom. "Acordado… siguiente. "Estos tipos se presentaron con los otros 196 gráficos, no muy seguros respecto a si hablábamos en serio, o si los estábamos despidiendo, o no tomándolos en serio. El hecho es que no se necesitan 200 gráficos para hacer que el concepto quede claro.

Demasiadas personas se esconden detrás de los detalles con propósitos de justificación o confianza.

Colin Day

Director de finanzas del grupo, Reckitt Benckiser

Colin Day comenzó su carrera en 1973 como contador en práctica en Kodak. Un año más tarde, ingresó a British Gas, donde trabajó como auditor interno, contador administrativo y de proyectos durante cinco años.

En 1980 se trasladó a De La Rue Group, donde pasó ocho años en diversas funciones financieras y contables dentro del grupo y su filial Crosfield Electronics. Al final de su mandato, ascendió a contralor financiero del grupo.
En 1988 se incorporó a Grupo ABB como director financiero del grupo de ABB Kent Plc., escalando hasta convertirse en director financiero del grupo de ABB Instrumentation Ltd.

En 1995 fue nombrado director financiero del grupo de Aegis Group, cargo que ocupó hasta 2000.

Colin Day posteriormente fue director de finanzas del grupo de Reckitt Benckiser por cinco años. También ocupó el cargo de consejero externo en easyJet durante cuatro años y en Bell Group, durante cinco años.

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Use la voz activa

Considere la siguiente oración:

La llamada telefónica fue hecha por el cliente.

¿Qué está mal en esta oración? Está escrita en la voz pasiva, una construcción gramatical que no ejerce un gran impacto. Una oración con más impacto sería como sigue:

El cliente hizo la llamada telefónica.

Observe cómo esta segunda oración cuenta con un participante activo haciendo algo. Por lo general, se puede detectar una oración pasiva al considerar su verbo: las oraciones pasivas siempre contienen alguna forma del verbo "ser/estar", además de otro verbo. Por ejemplo,

La reunión es celebrada en la sala de conferencias grande.

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Edite para obtener precisión

Un documento preciso usa gramática, puntuacion y ortografía en forma correcta. Evite confiar únicamente en el corrector ortográfico de su computadora ya que éste no va a identificar errores como aptitud en lugar de actitud o afecto por efecto. Pídale a un compañero de trabajo cuya redacción uste admira que le revise los documentos cruciales.

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Elaborar un borrador de e-mail

Entender los problemas comunes

Es tan fácil enviar un e-mail que, a veces, no parece una tarea de redacción en lo absoluto. Pero el e-mail es una forma de correspondencia que requiere el mismo tipo de atención que se les presta a las cartas de negocios, memos e informes.

En más y más empresas, el e-mail se ha convertido en el método predominante de comunicación porque es rápido, fácil y barato. Lamentablemente, la velocidad y la facilidad de uso del e-mail también han creado algunos problemas para quienes escriben documentos de negocios y para las empresas, tales como:

Los empleados envían y reciben mensajes innecesarios y que sólo les hacen perder tiempo.

Muchos mensajes de e-mail están escritos mal y a toda prisa.

A veces los autores envían mensajes que son emocionales o inapropiados para un entorno de negocios.

A veces, los mensajes son mal direccionados o reenviados a los destinatarios no deseados, a veces con consecuencias negativas.

A menudo, los e-mails son leídos demasiado rápido, tanto que los receptors pasan por alto los detalles importantes.

Estos problemas a menudo se pueden evitar usando el sentido común y algunos sólidos principios de redacción.

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Comience con la línea de “asunto”

La línea de asunto es el título de su mensaje, la que consigue atraer e interesar a su lector. Tómese el tiempo para escribir una línea de asunto que:

Contenga el mensaje clave (por ejemplo: "Reunión de ventas reprogramada para el viernes a las 3 pm")

Incluya la acción/respuesta que desea (por ejemplo: "Se necesitan los comentarios a las 4 pm de hoy")

Sea específico, pero no demasiado largo (por ejemplo: "¿Almorzamos mañana?")

Permita que el lector archive y recupere fácilmente su mensaje (por ejemplo: "Informe global de la empresa elaborado por Juan")

Si su línea de asunto es demasiado general o vaga, el lector puede pasarla por alto. Si la línea de asunto está en blanco, tal vez el lector lo borre. Recuerde: las personas ocupadas a menudo reciben diariamente entre 50 y 100 mensajes por e-mail. Para asegurarse que el suyo sea abierto y leído, éste debe destacarse.

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Cubra un tema por e-mail y transmita rápidamente su propósito

Trate a cada e-mail como un paquete de información coherente; por ejemplo, para hacer una pregunta, comunicar su opinión, informar noticias, entre otros. Para lograr la coherencia, limite cada e-mail a un solo mensaje. Este enfoque tiene dos ventajas importantes:

Los destinatarios pueden digerir y responder a un mensaje único con más facilidad.

Permite al destinatario reenviar el mensaje a otra(s) persona(s) sin arrastrar consigo otros mensajes, los cuales pueden ser altamente inadecuados para dicha audiencia.

Además de cubrir un solo tema en cada e-mail, transmítale inmediatamente su propósito al lector. Por ejemplo, hágalo en la línea de asunto y al inicio del mensaje. Deje saber a su lector si es un llamado a la acción, una solicitud de información, una transmisión de información o una recomendación.

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Sea conciso y utilice archivos adjuntos

Los mensajes largos de e-mail requieren, por parte del destinatario, la tediosa tarea de desplazarse en pantalla a través del mismo. De modo que mantenga sus mensajes cortos. Cuando tenga que enviar un mensaje largo, envíelo como archivo adjunto en lugar de como texto de e-mail. Use el mensaje de e-mail para informar al lector lo que el archivo adjunto contiene y lo que el lector debe hacer con él.

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Recuerde a su audiencia

Cuando le escriba a sus compañeros y amigos, puede ser tan informal como desee. Cuando le escriba a un superior o cliente, haga que su e-mail se vea como un breve memo profesional. Adapte su tono y el lenguaje según el lector.

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Mantenga un formato sencillo

En el entorno del e-mail, usted no puede controlar cómo aparecerá un mensaje en la pantalla del destinatario, así que no espere que un formato extravagante se mantenga durante la transferencia. Para los titulares o para enfatizar, use sólo mayúsculas (sin embargo, no envíe su mensaje completo en mayúsculas, lo cual se considera como si estuviera gritando). Haga uso de espacios en blanco para ayudar al lector a captar rápidamente el mensaje (demasiado texto junto, hace difícil la lectura).

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Revise la política de e-mail de su empresa

A pesar de su gran conveniencia para las empresas, el e-mail puede hacer que una empresa se vuelva vulnerable a las demandas por acoso y difamación. Como resultado, muchas empresas tienen una política que define claramente cómo el e-mail debe ser usado en el lugar de trabajo. Averigüe si su empresa tiene una política tal, de modo que usted pueda estar seguro de que cumple con ella.

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Sepa cuándo no enviar un e-mail

Actualmente, el e-mail puede ser la forma preferida de comunicación en muchas organizaciones, pero no siempre resulta ser el método más eficaz o adecuado. Además de ser consistente con las políticas de e-mail de su empresa, tome en cuenta las siguientes sugerencias:

Evite enviar mensajes privados a través de e-mail. Mejor telefonée a la persona o reúnase con ella para este tipo de intercambio de información personal o confidencial.

Organice una reunión en persona cuando los mensajes de e-mail no parezcan estar funcionando eficazmente. Si continúa enviando mensajes de ida y vuelta sin llegar a una solución, ya sea durante un período de horas o varias semanas, levante el teléfono y haga una cita para reunirse. Una pauta general es limitar su intercambio de e-mails a no más de cuatro.

Elimine los correos masivos y no los reenvíe.

Sea especialmente cuidadoso al momento de expresar sus emociones en un e-mail. El humor puede ser mal entendido, la crítica puede ser mal interpretada y los sentimientos de ira pueden aumentar. Si no está seguro si su intención será entendida, reconsidere el envío del mensaje. Una reunión en persona o llamada telefónica puede ser una mejor opción.

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Actividad

El uso correcto del e-mail

Elaborar un borrador de e-mail

Sepa cuándo no enviar un e-mail

Actividad: El uso correcto del e-mail

Pashad ha recibido un e-mail de un empleado planteando inquietudes sobre una nueva política. Él sabe que el resto de su equipo puede tener las mismas inquietudes, por lo que reenvía el e-mail y su respuesta al resto del equipo.

¿Es éste un uso apropiado o inapropiado del e-mail?

Apropiado

No es la mejor opción. Este empleado no tenía la intención de que todo el mundo leyera el e-mail, por lo que Pashad no debió haberlo reenviado al resto de su equipo.

Inapropiado

Opción correcta. Este empleado no tenía la intención de que todo el mundo leyera el e-mail, por lo que Pashad no debió haberlo reenviado al resto de su equipo.

Xiomara quiere abordar el comportamiento disruptivo de un empleado en la oficina. Ella le redacta un e-mail a la persona que documenta los incidentes específicos en los cuales el empleado violó las políticas de la empresa y donde explica las consecuencias en caso de futuras infracciones.

¿Es éste un uso apropiado o inapropiado del e-mail?

Apropiado

No es la mejor opción. Es mejor enfrentar inicialmente la conducta problemática en reuniones cara a cara, no en un e-mail. Sin embargo, después de una reunión, puede ser apropiado para Xiomara enviarle un e-mail al empleado para recapitular y documentar la conversación.

Inapropiado

Opción correcta. Es mejor enfrentar inicialmente la conducta problemática en reuniones cara a cara, no en un e-mail. Sin embargo, después de una reunión, puede ser apropiado para Xiomara enviarle un e-mail al empleado para recapitular y documentar la conversación.

Mae, colega de Garrett, se ha ofrecido para revisar un informe en el que Garrett está trabajando. Garrett redacta un breve e-mail para Mae adjuntando el informe.

¿Es éste un uso apropiado o inapropiado del e-mail?

Apropiado

Opción correcta. Garrett le ayudará a Mae a manejar mejor su tiempo y permanecer organizada al mantener su e-mail conciso y adjuntando el informe.

Inapropiado

No es la mejor opción. Garrett le ayudará a Mae a manejar mejor su tiempo y permanecer organizada al mantener su e-mail conciso y adjuntando el informe.

Clark y Amira han intercambiado e-mails en cuatro ocasiones en los últimos días mientras trataban de ponerse de acuerdo sobre las especificaciones de un nuevo producto. Como Clark fue el último en enviar un e-mail, Amira se sienta a redactar una respuesta.

¿Es éste un uso apropiado o inapropiado del e-mail?

Apropiado

No es la mejor opción. Es hora de que Clark y Amira agenden una reunión cara a cara. Ya han intercambiado varios mensajes y claramente están teniendo problemas para llegar a un acuerdo a través del e-mail.

Inapropiado

Opción correcta. Es hora de que Clark y Amira agenden una reunión cara a cara. Ya han intercambiado varios mensajes y claramente están teniendo problemas para llegar a un acuerdo a través del e-mail.

Eustace recibió por e-mail una recomendación sobre acciones. Él reenvía esta recomendación por e-mail a sus compañeros de equipo.

¿Es éste un uso apropiado o inapropiado del e-mail?

Apropiado

No es la mejor opción. Eustace debería eliminar los correos masivos. Si reenvía este mensaje a otros, se arriesga a hacerles perder su tiempo y posiblemente infringir las políticas de la empresa que prohíben el uso del e-mail para fines personales.

Inapropiado

Opción correcta. Eustace debería eliminar los correos masivos. Si reenvía este mensaje a otros, se arriesga a hacerles perder su tiempo y posiblemente infringir las políticas de la empresa que prohíben el uso del e-mail para fines personales.

Cynthia planifica escribirle rápidamente un e-mail a Brad, uno de sus empleados, para aprobarle su petición de vacaciones

¿Es éste un uso apropiado o inapropiado del e-mail?

Apropiado

Opción correcta. En esta situación, Cynthia puede rápidamente comunicar un hecho simple, así que el e-mail es la herramienta ideal.

Inapropiado

No es la mejor opción. En esta situación, Cynthia puede rápidamente comunicar un hecho simple, así que el e-mail es la herramienta ideal.

¿Puede distinguir entre el uso apropiado e inapropiado del e-mail?

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Práctica

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Escenario

Parte 1

Parte 1

Jorge es el nuevo gerente de investigaciones de EEI, Inc., que lleva a cabo estudios de impacto ambiental para las empresas que están considerando la construcción de nuevas fábricas. Acaba de terminar un gran proyecto, evaluando dos posibles ubicaciones para una fábrica, las cuales están siendo consideradas por PrimeCo, un cliente nuevo de EEI.

PrimeCo ya está familiarizado con "Bridgton", uno de los sitios propuestos, ya que está cerca de la casa matriz de PrimeCo. El otro sitio, "Bayview", está un poco distante de la casa matriz. Después de analizar ambos sitios, Jorge llega a la conclusión de que Bayview es el mejor sitio.

A continuación, Jorge debe preparar un informe para PrimeCo donde presenta su análisis y recomendaciones. El informe se debe entregar la semana siguiente. Jorge comienza por decidir cómo quiere organizar el documento.

¿Cuáles de estas pautas debería seguir Jorge a medida que organiza su informe?

Explore todas las opciones.

Presentar los detalles de su análisis en párrafos claramente enfocados, destacado por gráficos y tablas y luego exponer su conclusión.

No es la mejor opción. En la mayoría de las comunicaciones de negocios por escrito, es mejor comenzar presentando inmediatamente la información que su lector querrá saber. En este caso, es probable que PrimeCo tenga mayor interés en sober cuál de los dos posibles sitios para la fábrica es el que Jorge recomienda. Una vez que PrimeCo conozca la recomendación de Jorge, puede revisar más a fondo los detalles que lo llevaron a dicha conclusión. Mediante el uso de esta estructura, usted escribe desde el punto de vista de su lector, algo por lo que debería luchar en todas las comunicaciones de negocios.

En la sección donde se comparan ambos sitios en detalle, comenzar con la información sobre Bridgton y a continuación brindar detalles acerca de Bayview.

Opción correcta. Siempre que se comparan dos temas en un informe analítico, memo o cualquier otra forma de comunicación escrita, es mejor mencionar primero el tema que le es más familiar a su lector. Este enfoque ayuda a su lector a hacer la transición de lo conocido a lo desconocido, lo que a su vez, hace que le sea más fácil absorber la información detallada que usted está proporcionando. Éste es otro ejemplo de cómo escribir desde el punto de vista de su lector.

Captar la atención de su lector comenzando el informe con un gráfico atractivo o estadística sorprendente y que esté relacionada con la industria en la que se encuentra PrimeCo.

No es la mejor opción. Si bien este enfoque sería eficaz en otros tipos de publicaciones, como una revista de noticias o un boletín informal, no es apropiado para un estudio más formal de comparación como el de Jorge. Tenga cuidado cuando considere darle un toque informal o incluso gracioso a una comunicación de negocios escrita. A menudo, la informalidad o el humor son apropiados sólo si conoce bien a su lector. Con los clientes externos y sus superiores, es más seguro si evita ambos.

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Parte 2

Parte 2

Jorge decide organizar el informe de PrimeCo exponiendo primero su recomendación al comenzar su análisis comparativo con información sobre el sitio de Bridgton que ya le es familiar y usando un tono formal y profesional todo el tiempo.

Al considerar toda la información que necesita incluir en su informe, junto con sus muchos otros proyectos, Jorge se da cuenta de que no será capaz de tener listo el documento de PrimeCo para la semana siguiente. Decide que necesita una prórroga.

Mientreas reflexiona sobre su situación, recibe un e-mail de Mia, su supervisora. Ella le está pidiendo una actualización sobre el estado del proyecto PrimeCo, a más tardar a las cuatro de la tarde de ese mismo día.

Jorge decide mencionar el tema de la prórroga en el memo, pero no está seguro de cómo formular el requerimiento.

¿Cómo debería solicitar Jorge una prórroga en su memo a Mia?

Explore todas las opciones.

Explicar la causa de la demora en el informe PrimeCo, enumerar todos sus otros proyectos urgentes y, entonces, sugerir varias soluciones, incluyendo una extensión.

No es la mejor opción. En este caso, Mia ha pedido un memo específicamente para que la actualicen sobre el proyecto PrimeCo. Jorge no debería incluir información adicional, como una lista de sus otros proyectos o variadas posibles soluciones a su problema. Muchos escritores se ven atrapados en sus propios asuntos cuando se encuentran en la preparación de un comunicado, en lugar de escribir desde el punto de vista de su lector. El memo de Jorge debería proporcionar la información que Mia ha pedido y luego entregar un mensaje focalizado: que necesita una prórroga y las implicancias de la misma.

Explicar lo que ha logrado hasta la fecha en relación al proyecto PrimeCo y luego solicitar más tiempo para presentar la documentación escrita.

No es la mejor opción. Este enfoque no proporciona una respuesta a la pregunta clave: “¿Por qué?" O, en otras palabras,"¿Cuáles son las implicancias de lo que estoy proponiendo?". Para comunicarse eficazmente, Jorge debería acompañar su solicitud de prórroga con una explicación de lo que sucederá si Mia no se la concede. Por ejemplo, debería detallar exactamente cómo sus otros proyectos se verán afectados en caso de no obtener una extensión.

Proporcionar la actualización solicitada, explicar la necesidad de una prórroga y luego anotar cualquier impacto que tendrá la extensión.

Opción correcta. Una comunicación de negocios eficaz no se detiene después de entregar su mensaje, sino que también responde a la pregunta "¿Por qué?" O bien, "¿Cuáles son las implicancias de lo que estoy proponiendo?" Muchos escritores olvidan o descuidan el hecho de abordar este punto. Para asegurarse de que ha cubierto estas preguntas, siempre repase su primer borrador y pregúntese: "¿Lo redacté desde el punto de vista de mi lector?" y "¿Cuáles son las posibles consecuencias de lo que estoy proponiendo?". Luego, edite según sea neceario.

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Parte 3

Parte 3

A las 3:45 de ese día, Jorge le entrega su memo a Mia explicando el estado de avance del proyecto PrimeCo y le pide una prórroga. Ella lo lee, considera las diversas ramificaciones y decide que una prórroga de una semana sería aceptable en este caso. Luego, sugiere que Jorge llame a Toni, el contacto de EEI en PrimeCo, para informarle del cambio.

Sucede que Jorge sabe que Toni está de viaje, pero que ella revisa sus e-mails.

Entonces, decide poner al día a Toni a través de un e-mail en lugar de llamarle por teléfono.

Se sienta frente a su computadora y piensa sobre qué elementos deberá incluir en su mensaje.

¿Cuáles de estas pautas debería seguir Jorge a medida que redacta su e-mail para Toni?

Explore todas las opciones.

Para comunicar su sincero pesar por el retraso, comenzar su mensaje con una sentida disculpa por necesitar más tiempo para presentar el informe.

No es la mejor opción. Jorge debería tener cuidado de no caer en el plano demasiado emocional en cuanto a manifestar su pesar en el e-mail. En general, los e-mails que contienen mensajes emocionales deberían enviarse con extrema precaución, ya que pueden ser fácilmente malinterpretados por sus destinatarios.
Por ejemplo, los lectores pueden no entender el humor y ofenderse, malinterpretar la crítica de una forma más dura que la intención del escritor, o responder a la ira con una emoción negativa aún más intensa. En este caso, Toni podría concluir que Jorge está demasiado molesto y tal vez preocupado, y podría comenzar a preguntarse si el proyecto se encuentra en peores condiciones de lo que realmente está.

Para transmitir el progreso, comenzar con un resumen de las medidas que ha tomado hasta ahora. A continuación, informarle a Toni de la prórroga y finalmente, tranquilizar a Toni al explicarle cómo evitará más retrasos.

No es la mejor opción. Este mensaje por e-mail está demasiado abarrotado. Con el e-mail, al igual que con la mayoría de las formas de comunicación de negocios escritas, es mejor cubrir un solo tema por mensaje. Esto se ha vuelto especialmente importante a medida que el e-mail ha proliferado en el mundo de los negocios. Al hacer referencia a un solo tema, usted mantiene sus mensajes tan concisos y enfocados como sea possible (algo con lo que los lectores que reciben numerosos e-mails estarán muy agradecidos).

Incluir una línea de asunto expresando la fecha nueva con el fin de ayudar a Toni a ver el mensaje en forma rápida y sencilla y, a continuación, explicar en el cuerpo del e-mail las razones para y los beneficios de la extensión.

Opción correcta. Con cualquier mensaje de e-mail, la línea de asunto es el título de su mensaje, lo cual constituye una poderosa herramienta para lograr que su lector rápidamente se vea involucrado en lo que usted tiene que decir. Su línea de asunto debería: (1) contener su mensaje clave, (2) incluir cualquier acción o respuesta deseada, (3) ser específica pero concisa y (4) permitirle a su lector archivar y acceder fácilmente a su mensaje.
En el caso de Jorge, una línea de asunto eficaz podría decir algo como: "La fecha de presentación del informe sobre el sitio ha cambiado para el 4 de junio". Luego, en el cuerpo de su mensaje, Jorge podría explicar por qué el plazo se ha movido, ofrecer una breve (pero no emocional) disculpa y mostrar cómo el nuevo plazo podría beneficiar a Toni (por ejemplo, dando como resultado un informe más detallado). Todos estos nuevos elementos ayudan a que Jorge escriba desde el punto de vista de su lector y a abordar las necesidades de su lector.

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Conclusión

Conclusión

Jorge incluye una línea de asunto informativa y mantiene su e-mail para Toni corto y enfocado en las necesidades de ella.

Al día siguiente, Toni le agradece a Jorge la actualización concisa y le insta a cumplir el nuevo plazo.

Escribir para los negocios – ya sea un informe, un memo o un mensaje de e-mail – puede ser desafiante para los ejecutivos ocupados. Para comunicarse lo más eficazmente posible, piense en cómo se puede organizar mejor su obra escrita de modo que aborde las necesidades de su lector, no las suyas. Además, siempre explique las ramificaciones de su mensaje contestando a la pregunta "¿Y qué si...?" Por último, tenga cuidado al enviar mensajes de e-mail:

Esta forma de correspondencia de negocios tiene ventajas y desventajas únicas y requiere de tanta atención como la correspondencia tradicional.

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Compruebe sus conocimeintos

Pregunta 1

¿Cuál de los siguientes propósitos se cumplirían mejor mediante un informe de alcance amplio?

Haga clic en el botón ubicado junto a la opción de respuesta correcta. Después de haber leído el feedback, explore las otras opciones. Nota: Su primera selección se usará para calcular su puntuación.

Comunicar los hallazgos de un grupo de trabajo sobre la fijación de precios a la alta dirección de su empresa

No es la mejor opción. Para este propósito, se requeriría un informe de alcance más estrecho, enfocándose en los hallazgos específicos del grupo de trabajo, no un informe de alcance amplio. El propósito de su redacción y su audiencia deberían conducir el alcance de su obra escrita.
La respuesta correcta es "Informar a un grupo de trabajo recién formado acerca de los problemas de fijación de precios que enfrenta su empresa”. En este caso, su propósito es poner al tanto a los lectores de dicha situación. A su audiencia le gustaría saber lo más posible sobre el tema, dado que el grupo de trabajo hará una revisión detallada del mismo. Un informe de alance amplio proporcionaría a sus lectores los antecedentes que necesitan para cumplir con sus responsabilidades.

Informar a un grupo de trabajo recién formado acerca de los problemas de fijación de precios que enfrenta su empresa

Opción correcta. En este caso, su propósito es poner al tanto a los lectores de dicha situación. A su audiencia le gustaría saber lo más posible sobre el tema, dado que el grupo de trabajo hará una revisión detallada del mismo. Dado su propósito y su audiencia, como escritor, usted debe determinar qué tan amplio o limitado debería ser el alcance de su documento. En este caso, un informe de alance amplio proporcionaría a sus lectores los antecedentes que necesitan para cumplir con sus responsabilidades.

Convencer a un equipo de ventas de la necesidad de crear un grupo de trabajo para la fijación de precios en su empresa

No es la mejor opción. Para este propósito, se requeriría un informe de alcance más estrecho enfocándose en por qué la empresa necesita un grupo de trabajo para la fijación de precios, no un informe de alcance amplio. El propósito de su redacción y su audiencia deberían conducir el alcance de su obra escrita.La respuesta correcta es “Informar a un grupo de trabajo recién formado acerca de los problemas de fijación de precios que enfrenta su empresa”. En este caso, su propósito es poner al tanto a los lectores de dicha situación. A su audiencia le gustaría saber lo más posible sobre el tema, dado que el grupo de trabajo hará una revisión detallada del mismo. Un informe de alance amplio proporcionaría a sus lectores los antecedentes que necesitan para cumplir con sus responsabilidades.

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Pregunta 2

¿Qué significa la expresión "redacción centrada en el lector"?

Haga clic en el botón ubicado junto a la opción de respuesta correcta. Después de haber leído el feedback, explore las otras opciones. Nota: Su primera selección se usará para calcular su puntuación.

Escribirle al lector como si estuviera hablando con él cara a cara

No es la mejor opción. Si bien a veces usted quiere escribirle al lector como si estuviera hablando con él cara a cara, ésta no es la definición correcta de “redactar centrado en el lector”. Escribir centrado en el lector significa considerar las necesidades de sus lectores en cada paso del proceso de redacción. En otras palabras, escribir desde el punto de vista de los lectores. Imaginar que usted mismo es un grupo variado de lectores, le ayuda a anticipar el tipo de preguntas que éstos puedan tener sobre su tema. Pensar desde la perspectiva de los lectores también le ayuda a evitar las principales quejas que los lectores de negocios tienen: no saben lo que el escritor quiere de ellos.

Considerar las necesidades de un lector en cada paso del proceso de redacción

Opción correcta. Escribir centrado en el lector significa considerar las necesidades de sus lectores en cada paso del proceso de redacción. En otras palabras, escribir desde el punto de vista de los lectores. Imaginar que usted mismo es un grupo variado de lectores, le ayuda a anticipar el tipo de preguntas que éstos puedan tener sobre su tema. Pensar desde la perspectiva de los lectores también le ayuda a evitar las principales quejas que los lectores de negocios tienen: no saben lo que el escritor quiere de ellos.

Repetir el propósito de la obra escrita a través de todo el documento para reforzarlo y mantenerlo en la mente de los lectores

No es la mejor opción. Aunque tal vez usted quiera exponer nuevamente el propósito de la obra escrita en varios lugares dentro del documento, ésta no es la definición correcta de “redactar centrado en el lector”. Escribir centrado en el lector significa considerar las necesidades de sus lectores en cada paso del proceso de redacción. En otras palabras, escribir desde el punto de vista de los lectores. Imaginar que usted mismo es un grupo variado de lectores, le ayuda a anticipar el tipo de preguntas que éstos puedan tener sobre su tema. Pensar desde la perspectiva de los lectores también le ayuda a evitar las principales quejas que los lectores de negocios tienen: no saben lo que el escritor quiere de ellos.

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Pregunta 3

¿Cuál de las siguientes es una estrategia recomendada para redactar un primer borrador?

Haga clic en el botón ubicado junto a la opción de respuesta correcta. Después de haber leído el feedback, explore las otras opciones. Nota: Su primera selección se usará para calcular su puntuación.

Empezar por el principio del documento y trabajar sistemáticamente a través de su esquema

No es la mejor opción. Comenzando desde el principio y trabajar sistemáticamente a través de su esquema puede hacer que la redacción de un primer borrador parezca abrumador. En vez de eso, divida el documento en categorías y trabaje en cada una a su propio ritmo. Es muy probable que su redacción mejore cuando comience a ver cada obra escrita como una serie de tareas más pequeñas y manejables, que pueden ser abordadas al ritmo con el cual usted se siente cómodo.

Dividir su documento en categorías y trabajar en cada una a su propio ritmo

Opción correcta. La tarea de redactar un documento importante puede ser algo difícil cuando usted no tiene un método para dividirlo en partes manejables. Es muy probable que su redacción mejore cuando comience a ver cada obra escrita como una serie de tareas más pequeñas y manejables que pueden ser abordadas al ritmo con el cual usted se siente cómodo.

Dividir su documento en secciones y perfeccionar cada una de ellas antes de empezar a trabajar en la próxima

No es la mejor opción. Al dividir el documento en secciones y el hecho de sentirse obligado a perfeccionar cada una de ellas puede hacer que la redacción de un primer borrador parezca abrumadora. En vez de eso, divida el documento en categorías y trabaje en cada una a su propio ritmo. Es muy probable que su redacción mejore cuando comience a ver cada obra escrita como una serie de tareas más pequeñas y manejables, que pueden ser abordadas al ritmo con el cual usted se siente cómodo.

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Pregunta 4

¿Cuál de los siguientes enunciados ilustra un error de estilo común cometido por muchos escritores?

Haga clic en el botón ubicado junto a la opción de respuesta correcta. Después de haber leído el feedback, explore las otras opciones. Nota: Su primera selección se usará para calcular su puntuación.

"Esta estrategia enfocada en el cliente nos puede dar una gran ventaja sobre la competencia".

No es la mejor opción. Esta oración no ilustra un error de estilo común. Por el contrario, la declaración: "Es esencial que usted tenga en cuenta que esta solución fue diseñada y desarrollada por el ingeniero en jefe", sobreutiliza la voz pasiva, lo cual es un error de estilo común. La declaración tendría más impacto si simplemente dijera: "Por favor tenga en cuenta que el ingeniero en jefe diseñó y desarrolló esta solución".

"Desarrollar un canal de distribución independiente en lugar de usar nuestro centro de envíos ya existente, nos podría ahorrar hasta 30% de nuestros costos anuales”.

No es la mejor opción. Esta oración no ilustra un error de estilo común. Por el contrario, la declaración: "Es esencial que usted tenga en cuenta que esta solución fue diseñada y desarrollada por el ingeniero en jefe", sobreutiliza la voz pasiva, lo cual es un error de estilo común. La declaración tendría más impacto si simplemente dijera: "Por favor tenga en cuenta que el ingeniero en jefe diseñó y desarrolló esta solución".

"Es esencial que usted tenga en cuenta que esta solución fue diseñada y desarrollada por el ingeniero en jefe".

Opción correcta. Esta oración sobreutiliza la voz pasiva, un error de estilo común. La declaración tendría más impacto si simplemente dijera: "Por favor tenga en cuenta que el ingeniero en jefe diseñó y desarrolló esta solución".

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Pregunta 5

Las oraciones largas pueden ser engorrosas o hacer que el lector no capte el mensaje clave. ¿Cuál es una buena pauta para la extensión de las oraciones?

Haga clic en el botón ubicado junto a la opción de respuesta correcta. Después de haber leído el feedback, explore las otras opciones. Nota: Su primera selección se usará para calcular su puntuación.

Alrededor de 15 a 20 palabras

Opción correcta. Limitar las oraciones a no más de 15 a 20 palabras y los párrafos a cerca de seis líneas es una buena idea. Mediante la revisión de su primer borrador, usted puede fácilmente acortar oraciones largas o dividirlas en dos. También puede agregar espacios en blanco cada cinco o seis líneas.

Alrededor de 25 a 30 palabras

No es la mejor opción. Las oraciones de 25 a 30 palabras son demasiado difíciles de ojear para los lectores. La opción correcta es “Alrededor de 15 a 20 palabras”. Limitar las oraciones a alrededor de 20 palabras y los párrafos a cerca de seis líneas. Mediante la revisión de su primer borrador, usted puede fácilmente acortar oraciones largas o dividirlas en dos. También puede agregar espacios en blanco cada cinco o seis líneas.

15 palabras o menos

No es la mejor opción. Las oraciones de menos de 15 palabras pueden ser innecesariamente cortas. La opción correcta es “Alrededor de 15 a 20 palabras”. Limitar las oraciones a alrededor de 20 palabras y los párrafos a cerca de seis líneas. Mediante la revisión de su primer borrador, usted puede fácilmente acortar oraciones largas o dividirlas en dos. También puede agregar espacios en blanco cada cinco o seis líneas.

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Pregunta 6

¿Cuál de las siguientes no es una estrategia para comenzar recomendada?

Haga clic en el botón ubicado junto a la opción de respuesta correcta. Después de haber leído el feedback, explore las otras opciones. Nota: Su primera selección se usará para calcular su puntuación.

Preparar un esquema tradicional

No es la mejor opción. Preparar un esquema tradicional efectivamente es una estrategia para comenzar recomendada. Sin embargo, invertir tiempo ideando una excelente primera oración, no es una estrategia recomendada porque no es un buen uso de su tiempo. En lugar de ello, use una estrategia que le ayude a desarrollar una estructura para su documento. Las tres estrategias para comenzar recomendadas, además de usar un esquema tradicional, incluyen: (1) un esquema de brainstorming, (2) ponerse en los zapatos del lector y responder a las preguntas que usted mismo haría y (3) redacción libre.

Idear una excelente primera oración

Opción correcta. Invertir tiempo ideando una excelente primera oración no es una estrategia para comenzar recomendada. Tiene más sentido usar una estrategia que le ayude a desarrollar una estructura para su documento. Las cuatro estrategias para comenzar recomendadas incluyen: (1) usar un esquema tradicional, (2) un esquema de brainstorming, (3) ponerse en los zapatos del lector y responder a las preguntas que usted mismo haría y (4) redacción libre.

Un esquema de brainstorming

No es la mejor opción. Un esquema de brainstorming efectivamente es una estrategia para comenzar recomendada. Sin embargo, invertir tiempo ideando una excelente primera oración no es una estrategia recomendada, porque no es un buen uso de su tiempo. En lugar de ello, use una estrategia que le ayude a desarrollar una estructura para su documento. Las tres estrategias para comenzar recomendadas, además de un esquema de brainstorming, incluyen: (1) usar un esquema tradicional, (2) ponerse en los zapatos del lector y responder a las preguntas que usted mismo haría y (3) redacción libre.

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Pregunta 7

Muchos ejecutivos caen en la trampa de intercambiar interminables e-mails con un miembro del equipo para resolver un problema, en lugar de comunicarse en persona. ¿En qué momento debería dejar de enviar e-mails y empezar a comunicarse cara a cara, o por lo menos por teléfono?

Haga clic en el botón ubicado junto a la opción de respuesta correcta. Después de haber leído el feedback, explore las otras opciones. Nota: Su primera selección se usará para calcular su puntuación.

En general, no más de cuatro intercambios de e-mail

Opción correcta. Si se ha visto intercambiando e-mails sobre un mismo tema con un compañero de trabajo o miembro del equipo en más de cuatro ocasiones, esto podría ser un indicio de que usted está evitando una resolución o una decisión. Discuta el asunto en persona o por teléfono.

Después de dos intercambios de e-mail

No es la mejor opción. El intercambio de uno o dos e-mails para resolver un problema es rutina y no sugiere la necesidad de una resolución de un problema cara a cara. Pero si se ha visto intercambiando e-mails sobre un mismo tema con un compañero de trabajo o miembro del equipo en más de cuatro ocasiones, esto podría ser un indicio de que usted está evitando una resolución o una decisión. Discuta el asunto en persona o por teléfono.

Si el problema no se resuelve en tres días hábiles

No es la mejor opción. Decidir dejar de enviar e-mails después de tres días parece arbitrario, ya que un lapso de tiempo no tiene relación alguna con el número de comunicaciones por e-mail que se hayan producido. La pauta general es limitar sus intercambios de e-mail a no más de cuatro. Si se ha visto intercambiando e-mails sobre un mismo tema con un compañero de trabajo o miembro del equipo en más de cuatro ocasiones, esto podría ser un indicio de que usted está evitando una resolución o una decisión. Discuta el asunto en persona o por teléfono.

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Pregunta 8

Se está preparando para redactar un párrafo de tamaño regular. ¿Cuántos temas debería cubrir en el párrafo?

Haga clic en el botón ubicado junto a la opción de respuesta correcta. Después de haber leído el feedback, explore las otras opciones. Nota: Su primera selección se usará para calcular su puntuación.

Sólo uno

Opción correcta. Un párrafo bien redactado se enfoca en una sola idea o tema, a menudo expresado en la primera oración. El resto de las oraciones en el párrafo deberían referirse a ese tema.

Más de cuatro

No es la mejor opción. Un párrafo bien redactado se enfoca en una sola idea o tema, a menudo expresado en la primera oración. El resto de las oraciones en el párrafo deberían referirse a ese tema.

Entre dos y cuatro

No es la mejor opción. Un párrafo bien redactado se enfoca en una sola idea o tema, a menudo expresado en la primera oración. El resto de las oraciones en el párrafo deberían referirse a ese tema.

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Pregunta 9

Su ejecutivo le ha pedido que escriba un manual para el usuario para una nueva aplicación de software instalado en su departamento. ¿Qué método de organización sería el que más probablemente usaría para escribir este manual?

Haga clic en el botón ubicado junto a la opción de respuesta correcta. Después de haber leído el feedback, explore las otras opciones. Nota: Su primera selección se usará para calcular su puntuación.

Proceso y procedimiento

Opción correcta. En un manual de usuario, tiene que explicar quién hace qué y cuándo. El método de organización de proceso y procedimiento puede ayudarle a construir el borrador bajo estas líneas.

Cronológico

No es la mejor opción. El método de organización cronológico es mejor usarlo para otros tipos de documentos escritos, en particular aquellos que le hacen seguimiento a una serie de eventos. Para escribir un manual de usuario, probablemente desearía elegir el método de proceso y procedimiento.

Analítico

No es la mejor opción. El método de organización analítico se usa mejor para los informes técnicos, informes anuales y los análisis financieros. Para escribir un manual de usuario, probablemente desearía elegir el método de proceso y procedimiento.

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Pregunta 10

Usted está planificando elaborar un memo solicitándole a varios miembros del equipo que se queden a una reunión despúes del trabajo la próxima semana. Usted sabe que la mayoría de las personas que recibirán este memo no estarán felices con su solicitud. Usted sabe más o menos lo que quiere decir en el memo, pero se siente renuente a comenzar a escribir. ¿Cuál es la mejor estrategia que le ayudaría a comenzar?

Haga clic en el botón ubicado junto a la opción de respuesta correcta. Después de haber leído el feedback, explore las otras opciones. Nota: Su primera selección se usará para calcular su puntuación.

Probar la redacción libre

No es la mejor opción. La redacción libre sería una mejor elección de estrategia para comenzar si usted tuviera un bloqueo de escritor (o "síndrome de la pantalla en blanco"). Para comenzar a redactar un memo solitándole a las personas que se queden a una reunión fuera del horario de oficina, probablemente querría anticipar las preguntas de sus lectores y escribir para abordarlas.

Anticipar las preguntas de los lectores

Opción correcta. Al anticipar las preguntas e inquietudes de sus lectores, usted puede asegurarse de que su memo les dice a los lectores lo que necesitan saber, como: "¿Por qué tienen que quedarse hasta tarde para la reunión?" Y "¿Qué debo hacer para prepararme?

Crear un esquema tradicional

No es la mejor opción. La creación de un esquema tradicional sería una mejor opción de estrategia para comenzar si usted fuera un escritor sin experiencia o si necesitara cubrir un tema complejo. Para comenzar a redactar un memo solitándole a las personas que se queden a una reunión fuera del horario de oficina, probablemente querría anticipar las preguntas de sus lectores y escribir para abordarlas.

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Aplicación

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Pasos

Pasos para planificar su tarea de redacción

Clarifique su propósito de escribir.

Piense cuidadosamente sobre cuál respuesta le gustaría recibir de sus lectores. ¿Cuál es su propósito para escribir? Tal vez quiera:

Explicar

Informar

Influir

Comunicar

Solicitar

Considere la posibilidad de hacer que su propósito sea aún más explícito combinando uno de los verbos anteriores que denotan una acción, con información detallada.

Analice a su audiencia.

Hágase las siguientes preguntas acerca de su audiencia:

¿Mis lectores serán receptivos, indiferents o se resistirán a mi propuesta?

¿Qué es lo que mis lectores ya saben sobre el tema?

¿Cuánta información técnica comprenden mis lectores?

¿Cuál es el estilo de mis lectores y cómo puedo ajustarme a él?

¿Qué hay en el mensaje para mis lectores?

Aisle y mejore sus resultados.

El resultado final es ese mensaje clave que usted quiere que sus lectores recuerden. Cuanto antes pueda dividir su mensaje clave en una o dos oraciones, más fácil será redactar su documento. Si usted encuentra que tiene dos mensajes clave no relacionados, escriba dos documentos. Apéguese a un tema por documento para obtener resultados óptimos de parte de su lector.

Planifique su estrategia de redacción.

A medida que desarrolla su estrategia, hágase estas preguntas:

¿Soy la persona apropiada para comunicar esta información?

¿Es necesario incluir una portada junto con mi documento?

¿Cuál método de transmisión debría usar? ¿E-mail? ¿Correo?

¿Es demasiado pronto? ¿O es demasiado tarde para enviar el mensaje, en caso de decidir enviarlo?

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Pasos para editar el contenido

Asegúrese de que su mensaje está enfocado en la audiencia.

Uno de los errores más comunes que cometen los escritores es enfocarse en sus propios asuntos, y no abordan las necesidades de sus lectores. Revise los documentos detalladamente para asegurar que el mensaje que ha escrito incorpora las necesidades de su lector.

Revise para mayor claridad.

Haga su propósito –particularmente medidas o plazos para su lector– fácil de encontrar y entender. Asegúrese también de que su redacción sea precisa y que el alcance del contenido abordado sea manejable.

Ordene su mensaje estratégicamente.

Para los lectores receptivos, ubique su conclusión o mensaje clave al principio del documento. Si cree que su lector puede ser poco receptivo a sus ideas, ubique su mensaje clave estratégicamente; es decir, donde tenga la mayor oportunidad de ser leído y considerado. Tal vez considere que tiene más sentido construir un contexto para nuestro mensaje clave antes de presentarlo.

Asegúrese de responder a la pregunta: "¿Por qué?"

No se salte esta pregunta, es su clave para la credibilidad. Asegúrese de que su documento explica exactamente por qué su mensaje clave es importante en términos que el lector entenderá.

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Pasos para editar con estilo

Diseñe para provocar un impacto visual.

Tómese el tiempo para crear una estructura visual que atraiga a los lectores. Recurrir al impacto visual en forma apropiada puede hacer que un mensaje se destaque entre otros cientos que regularmente bombardean a los lectores. Ayude a sus lectores a procesar su documento mediante titulares, columnas, tablas, letras en negrita e itálica, listas con viñetas y números, y suficiente espacios en blanco.

Ajuste su tono a su audiencia.

El tono de su redacción afectará cómo el lector mira lo que usted tiene que decir. Un tono informal puede ser apropiado para un colega a quien conoce bien, pero no sería apropiado para un cliente o un supervisor.
Además, el tipo de lenguaje que usa para redactar su mensaje, afectará el entendimiento de sus lectores. Elija palabras que aclaren su mensaje y no que lo ensombrezca.

Verifique la concisión. Exponga su mensaje de forma breve, pero completo.

Adopte la voz activa.

Siempre que sea posible, use la voz activa para crear declaraciones poderosas que impulsen la acción. La diferencia clave entre oraciones activas y pasivas es que una oración activa tiene a un "participante" activamente haciendo algo.

Por ejemplo, en vez de escribir: "El software fue diseñado por el ingeniero en jefe", escriba: "El ingeniero en jefe diseñó el software”.

Edite para mayor precisión. Revise con cuidado para asegurarse de que su gramática, puntuacion y ortografía no terminen avergonzándolo.

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Consejos

Consejos para usar el método de orden de importancia

Al escribir para dos o más lectores, tenga en cuenta la probable reacción del lector más importante, normalmente, quien toma las decisiones. Organice su documento de acuerdo a esto.

Para los lectores receptivos, ubique su mensaje clave al principio.

Para los lectores poco receptivos o resistentes, tal vez tenga que proporcionar más contexto y antecedentes antes de exponer su mensaje clave. Use el principio de su documento para convencer a su lector de que su recomendación es buena.

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Consejos para usar el método de comparación y contraste

Al comparar dos temas, mencione primero el más conocido.

Use gráficos o tablas para comparar información técnica.

Evite mezclar, en la misma sección, declaraciones sobre las ventajas y desventajas.

Sea coherente en sus comparaciones mediante el uso de frases clave, como: "por un lado" y "por otro lado", "el primero" y "el último" y "de la misma manera" y "por el contrario.”

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Consejos para escribir un mensaje de e-mail

Ponga el mensaje clave en la línea de asunto para asegurar que su lector no borre el mensaje.

Mantenga su mensaje corto. Trate de poner toda la información pertinente en la primera pantalla.

Cubra sólo un tema por e-mail.

Edite y revise la ortografía de su mensaje antes de enviarlo.

Nunca envíe un e-mail cuando esté enojado. Una buena prueba es preguntarse si expresaría lo mismo si estuviera de frente a la persona. Si no, no envíe el mensaje de forma electrónica.

Al reenviar un mensaje, revise la línea de asunto original. ¿El nuevo lector comprenderá el tema? Si no, revíselo si es necesario.

Incluya un cierre. Para los lectores externos, use algo simple como "Atentamente" o "Saludos". Para los mensajes internos, siga las pautas de su organización.

Escriba la dirección del destinatario, justo antes de hacer clic en "Enviar". Esto reduce la posibilidad de que usted envíe un mensaje sin terminar o un mensaje a la persona equivocada.

Envíe mensajes de e-mail únicamente a las personas que necesitan recibirlos.

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Consejos para escribir un memo de negocios

Cubra sólo un tema por memo.

Escriba una línea de asunto específica.

Use encabezados claros y específicos para destacar plazos y solicitudes de acción.

Agrupe las ideas relacionadas en categorías.

Diseñe su memo para que tenga un impacto visual.

Use la voz activa siempre que sea posible.

Si conoce a sus lectores, su tono debería ser más amigable y menos formal que en una carta de negocios.

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Consejos para redactar una carta de negocios

Comience con un comentario personal.

En la primera oración, capte la atención de sus lectores con su mensaje clave.

Mantenga la extensión de las oraciones a no más de 20 palabras.

Use espacios en blanco para facilitar la lectura. Mantenga la extensión de un párrafo a cerca de 5 o 6 líneas.

Use la voz activa más que la voz pasiva.

Adopte un tono positivo. Por ejemplo use su inversión en lugar de honorarios o costo.

Formatee su carta para un impacto visual.

Cerca del final, resuma sus puntos principales o sugiera los siguientes pasos a tomar por sus lectores.

No mencione documentos adjuntos en la oración de apertura. Si envía anexos junto con su carta, menciónelos más adelante en el cuerpo de la misma.

Evite un estilo demasiado formal.

Si es apropiado, agregue un breve comentario amistoso o un toque personal en el cierre de la carta.

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Consejos para redactar una propuesta

Antes de comenzar, solicite una sesión de planificación de propuestas con el receptor de la misma, con el fin de conocer más sobre las necesidades de la empresa.

Haga del cliente el foco de su propuesta. Dígales a sus lectores cómo su producto o servicio satisfará sus necesidades. No enumere todas las características de su producto o servicio, pero haga calzar las necesidades del cliente con los beneficios e impacto de su producto en el negocio del cliente.

Responda a la pregunta: "¿Por qué?".

Sea específico: mientras más concreta sea su información, más real y viable parecerá su solución.

Diseñe su propuesta para provocar un impacto visual.

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Hoja de enfoque™

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Artículos en línea

Janice Obuchowski. "Communicate to Inform, Not Impress." Harvard Business Review, February 2006.

Es demasiado fácil caer en la trampa de usar las expresiones resonantes pero vagas y que forman parte de tantas comunicaciones de negocios actualmente. Pero la jerga es una mala noticia, no porque irrite a profesores de inglés y editores, sino porque aburrirá, confundirá y distanciará a su audiencia. Lea este artículo para aprender a liberarse de las trampas del tedio, la oscuridad y el anonimato del lenguaje de negocios y convertirse en un comunicador más informativo, interesante y convincente.

Holly Weeks. "The Best Memo You'll Ever Write." Harvard Management Communication Letter, April 2005.

Hay un montón de consejos por ahí sobre lo que define una buena redacción de negocios, mucha de ella contradictoria. La verdad es que existe una mejor manera de abordar la redacción de negocios. Comience a partir de estas tres realidades: el contenido es lo que impulsa a los lectores de negocios, presionados por el tiempo y en búsqueda de soluciones. Ellos quieren obtener el contenido de su memo o informe a la brevedad (si pudieran obtenerlo sin leer, lo harían). Necesitan resolver un problema o tomar una decisión y para ello necesitan de su ayuda con información, ideas y recomendaciones. ¿Qué significa eso para un escritor? Lea este artículo para saber cómo redactar bien siempre.

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Visite el sitio web de Harvard ManageMentor para explorar los recursos adicionales online y disponibles para usted de Harvard Business School Publishing.

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Artículos

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Kristen B. Donahue. “Misused Words and Other Writing Gaffes: A Manager’s Primer.” Harvard Management Communication Letter, November 2001.

Los ejecutivos son valorados por su liderazgo, habilidades de gestión y visión, no por su adhesión a las reglas de la gramática y puntuacion. Y aún así, la capacidad de comunicarse a través de la palabra escrita es fundamental. Los errores gramaticales, la redacción torpe y el descuido pueden enredar su mensaje y socavar su credibilidad. Conozca algunos de los errores de redacción más comunes y cómo los puede evitar para mejorar su redacción y destrezas de comunicación.

Kathy Henning. “Brevity isn’t Enough—You Need to Write Tight.” Harvard Management Communication Letter, Febrero 2003.

Eliminar palabras al escribir no garantiza la claridad. En lugar de eso, lo que debería estar haciendo es eliminar la palabrería. Si usted no entiende la diferencia, lea los consejos expertos para aprender a redactar en forma rigurosa. Usted necesita claridad, precisión, pertinencia, sinceridad, concisión, transparencia y consistencia para que su redacción sea más rigurosa y mejor en general.

Nick Morgan. “Writing Well When Time is Tight.” Harvard Management Communication Letter, May 2002.

Armar una presentación clara y convincente de sus ideas es más fácil de lo que parece, incluso si no es un artífice de la palabra y está frente a un plazo inminente. En este artículo se explica cómo, mediante el uso de principios organizacionales básicos, usted puede poner sus ideas en papel de forma organizada y persuasiva.

Harvard Business School Publishing. “The Ten Commandments of Writing.” Harvard Management Communication Letter, November 2000.

Ayude a su equipo a lograr una prosa poderosa y emocionante con estas 10 reglas de probada eficacias.

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Libros

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Deborah Dumaine. Vest-Pocket Guide to Business Writing. Englewood Cliffs, NJ: Prentice-Hall, 1997.

Ordenada de la A a la Z, esta guía portátil está llena de ejemplos reales de redacción de negocios eficaz. Los ítems abarcan todo, desde cómo formatear documentos hasta cómo redactar atractivas propuestas de venta. Los lectores se beneficiarán de la experiencia de Dumaine con 20 años de carrera como coach de personas de negocios a nivel mundial.

Harvard Business School Publishing. The Manager’s Guide to Effective Business Writing. Harvard Management Communication Letter Collection. Boston: Harvard Business School Publishing, 2000.

Esta completa colección de Harvard Management Communication Letter ofrece ocho artículos sobre la redacción de negocios eficaz.

University of Chicago Press Staff. The Chicago Manual of Style: The Essential Guide for Writers, Editors, and Publishers. 15th ed. Chicago: University of Chicago Press, 2003.

Esta referencia clásica es una herramienta invaluable para todos los escritores. Ofrece pautas completas y consistentes, así como muchos ejemplos de la gramática correcta y su uso.

Kenneth W. Houp, Thomas E. Pearsall, Elizabeth Tebeaux y Sam Dragga. Reporting Technical Information. 10th ed. New York: Oxford University Press, 2002.

Los temas cubiertos incluyen la correspondencia de negocios, la búsqueda de empleo, informes, instrucciones, propuestas, informes de avance e informes orales. Los autores practican lo que predican. Esta gran cantidad de información técnica se presenta en un formato fácil de leer.

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Notas Fuente

Aprendizaje

Tony Buzan, con Barry Buzan. The Mind Map: How to Use Radiant Thinking to Maximize Your Brain’s Untapped Potential. Paris: Plume, 1996. (El libro de los mapas mentales: cómo utilizar al máximo las capacidades de la mente, Ediciones Urano, 1996)

Deborah Dumaine. Vest-Pocket Guide to Business Writing. Englewood Cliffs, NJ: Prentice-Hall, 1997.

Deborah Dumaine. Write to the Top: Writing for Corporate Success. New York: Random House, 1989.

Harvard Business School Publishing. Business Communication. Boston: Harvard Business School Press, 2004.

Pasos

Deborah Dumaine. Vest-Pocket Guide to Business Writing. Englewood Cliffs, NJ: Prentice-Hall, 1997.

Deborah Dumaine. Write to the Top: Writing for Corporate Success. New York: Random House, 1989.

Consejos

Deborah Dumaine. Vest-Pocket Guide to Business Writing. Englewood Cliffs, NJ: Prentice-Hall, 1997.

Deborah Dumaine. Write to the Top: Writing for Corporate Success. New York: Random House, 1989.

Herramientas

Deborah Dumaine. Vest-Pocket Guide to Business Writing. Englewood Cliffs, NJ: Prentice-Hall, 1997.

Deborah Dumaine. Write to the Top: Writing for Corporate Success. New York: Random House, 1989.

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